Groeien door veel vaker te vergaderen

Vergaderen. Kost veel tijd. Vaak beginnen vergaderingen te laat, duren ze te lang, lopen ze uit en kosten veel energie. Waarom pleit Rockefeller Habits dan om vaker te vergaderen? Ontdek hoe je met vaker vergaderen beter groeit.

Veel vergaderen

Hoe vaker je vergadert, hoe beter je communiceert met elkaar. Tenminste, als die vergaderingen dan niet te laat beginnen, te lang duren en heel veel energie kosten. We wachten soms wel een kwartier op te laatkomers die we dan kort bijpraten over wat we tot nu toe besproken hebben. We belonen dus in feite het gedrag dat we niet willen. Dus vergaderen lijkt eerder een bedreiging voor groei dan dan het je organisatie helpt met groeien. Hoe zit dat dan?

Gestructureerd vergaderen

Gestructureerd vergaderen maakt communiceren effectief en efficiënt. Gestructureerd vergaderen betekent dat:

• de vergadering op tijd begint, ook als nog niet iedereen er is. Het is goed om vergaderingen van te voren in te plannen en steeds op dezelfde dag en tijd te laten beginnen (bv elke maandagmiddag om 13:00 of de derde donderdagmorgen om 08:30).
• dat te laatkomers of geweerd worden of geruisloos gaan zitten. Als je 5 minuten te laat bent, dan ga je geruisloos zitten, als je meer dan 5 minuten te laat bent dan ben je niet welkom meer.
• de agenda een vaste structuur heeft. Elk overleg heeft zijn eigen vaste structuur. Dat geeft duidelijkheid. Doordat het een slimme structuur is, komt alles wel aan de orde.
• er gediscussieerd wordt over wat er geleerd is en wat de organisatie moet doen, dus vooruitkijken ipv terugkijken. Niet uitgebreid uit de doeken doen wat je hebt gedaan, maar wat de uitdaging is en wat je gaat doen.
• er een vast vergaderritme is. Het is van cruciaal belang dat het ritme voor iedereen helder is. Dus vaste dagen, vaste tijdstippen. Niet verschuiven. Routine schept vrijheid.

Wat is dat vergaderritme dan? Hoe vaak spreek je elkaar?

Vergaderritme

Je spreekt elkaar elke dag. Het vergaderritme zorgt ervoor dat er een vergaderdiscipline ontstaat en dat vergaderingen kort en to-the-point plaatsvinden. Dat vergaderritme ziet er voor het directie- of managementteam als volgt uit:

• jaarlijks (de ‘annual’). Elk jaar ‘op de hei’, 1-2 dagen, waarbij alle aspecten aan de orde komen: strategie, uitvoering, mensen, waar lopen we tegen aan en welke uitdagingen pakken we op. Het hele One Page Strategy Plan komt aan de orde.
• elk kwartaal (de ‘quarterly’). Een kwartaalmeeting die 1 dag duurt. Liefst ‘op de hei’, niet op kantoor. Van de One Page Strategy Plan komen de lange termijn zaken superkort aan de orde en besteden we tijd aan ‘wat hebben we het afgelopen kwartaal geleerd’. Daarna stellen we de nieuwe prioriteiten (‘rocks’) vast voor dit kwartaal, zowel voor het hele bedrijf als voor iedereen individueel.
• maandelijks (de ‘monthly’). In de maandelijkse meeting doen we in feite een weekly plus nemen we een belangrijke
• wekelijks (de ‘weekly’). Elke week lopen we door dezelfde agenda heen. Een weekly duurt 1 uur. Iedereen noemt goed nieuws, korte rapportage van de KPI’s (de kerngetallen) en daarna wat er te benoemen is met medewerkers, klanten en partners. De laatste 20-25 minuten besteden we aan het kort brainstormen van een onderwerp dat op dat moment speelt. Bijvoorbeeld hoe we een spreker vervangen die zich kort voor ons event heeft afgemeld. Of hoe we de debiteurenstand fors naar beneden krijgen. Lees in Elke week 1 uur overleg hoe het wekelijks overleg er precies uitziet.
• dagelijks (de ‘daily huddle’). Elke dag op hetzelfde tijdstip via een simpele structuur en superkort. Maximaal 15 minuten. Wij zelf doen het met z’n drieën in 6 a 7 minuten. Bijzonder waardevol en juist om naar uit te kijken. Altijd drie dezelfde onderwerpen. Wat ga je doen (superspecifiek, met namen van medewerkers en klanten erbij), wat zijn je getalletjes (lees meer over dagelijkse getallen) en waar loop je tegen aan. We schreven hier al eerder over, lees Elke dag vergaderen werkt en Elke dag telefonisch vergaderen.

In het wekelijks overleg kijk je naar de maandelijkse doelen en kijk je of je op koers ligt. In het kwartaaloverleg kijk je naar de jaardoelen en in het jaaroverleg kijk je naar de lange termijndoelen.

Het spreekt voor zich dat alle deelnemers zich voorbereiden. Ook voor de daily huddle.

Geen discussie

Bij het wekelijkse en dagelijkse overleg voer je geen discussies. Kort reageren over wat besproken wordt is prima. Bijvoorbeeld “Je noemt klant X, weet dan nog dat ze nog steeds niet betaald hebben, ik stuur je straks even een lijst met openstaande posten”. Als er wel een inhoudelijke discussie nodig is, maak je daarvoor een aparte afspraak. Discussies tijdens het overlegritme leidt tot vertraging, uitloop en uiteindelijk afhaken van deelnemers aan het overleg.

Vasthouden aan dagen en tijden

Ritme schept duidelijkheid. Met name het wekelijkse en dagelijkse overleg verzet je niet. Als je er niet bij kunt zijn, dan ben je er niet bij. Verschuiven leidt tot onduidelijkheid en het verbreken van het ritme. Probeer het maar eens. De echte kracht van het ritme en de routine ervaar je door die weer af en toe even te onderbreken. De energie, effectiviteit èn efficiëntie zakken onmiddellijk in.

Leren en vooruitkijken

Leren en vooruitkijken zijn belangrijke elementen van de Rockefeller Habits. Niet terugkijken en vertellen wat je afgelopen week hebt gedaan. Je bent professional en we vertrouwen dat je je werk goed doet. Dat is het onderliggende uitgangspunt. We stellen steeds de vraag “Wat hebben we geleerd”, om vervolgens aandacht te besteden wat je gaat doen en hoe we een probleem oplossen of uitdaging aangaan. Specifiek met concrete acties en een actielijst erbij.

Actielijst

Een superkorte actielijst helpt de deelnemers. Geen uitgebreid verslag, alleen acties en besluiten. Wie, wat en wanneer. Alleen acties die de komende twee weken spelen. Anders krijg je zo’n actielijst met acties die er heel lang opstaan en waar niemand meer zin in heeft. Onze vergaderingen hebben vaak maar een handvol acties. Lekker gefocust en de kans is groot dat die acties ook werkelijk uitgevoerd worden. Wel zo leuk 🙂

Dus om beter te groeien: zo vaak mogelijk vergaderen!