Elke week 1 uur overleg

Elke week 1 uur overleg

Naast het korte dagelijkse overleg (de daily huddle) is er ook het wekelijks overleg. Net zo gestructureerd. In één uur overleg je kort en krachtig. Iedereen kijkt naar het wekelijkse overleg uit.

Hoe doe je dat?

Ritme
Het wekelijkse overleg is steeds op dezelfde dag en dezelfde tijd. Je begint op tijd (ook al is nog niet iedereen er). Het ritme is van wezenlijk belang. Deelnemers rekenen erop.

Agenda
Gebruik de volgende agenda:

5 tot 10 minuten • Goed nieuws! Iedereen in de groep deelt een specifiek goed nieuws feitje, zakelijk of privé, van de afgelopen periode (week of twee weken). Dit is de manier om negativiteit in dit soort meetings uit de weg te gaan, aangezien ze voornamelijk gefocust zijn op het aangaan van uitdagingen en het helpt mensen positieve dingen te zien, niet alleen de negatieve. Daarnaast is het een mooie manier om elkaar beter te leren kennen en om elkaar een schouderklopje te geven. Dit zal in het begin misschien wat ongemakkelijk voelen. Zorg er echter wel voor dat iedereen eraan mee doet.

5 tot 10 minuten • De cijfers. Bespreek de wekelijkse afdelings- of individuele KPI’s (Key Performance Indicators). Blijf niet hangen in de discussie, het gaat hier alleen om het rapporteren van cijfers. Het beste is dat iedereen deze cijfers verwerkt in een grafiek. Dit helpt mensen de ontwikkelingen te zien tijdens de meeting.

10 minuten • Klanten en medewerkers. Bespreek de obstakels die je tegenkomt. Nogmaals, blijf niet hangen in de discussie. Bekijk alleen of er terugkerende punten of zorgen zijn waar het team of de klanten elke dag mee te maken hebben. Kies één punt, bepaal de oorzaak en wijs deze toe aan een medewerker of team om het uit te zoeken.

10 tot 30 minuten • Collectieve Intelligentie. Neem een kei (topprioteit) als startpunt voor het gesprek. Gebruik de gezamenlijke intelligentie van het team om dit punt te uit te diepen. Laat degene die verantwoordelijk is voor de ingebrachte punt een presentatie maken waarin wordt uitgelegd hoe eraan gewerkt wordt.

Sluit af met 1 woord. Geef iedereen de gelegenheid om in één woord of zin aan te geven hoe ze de meeting hebben ervaren.

Notuleren Noteer wie heeft gezegd wat wanneer te doen.

Mits deze meeting effectief verloopt, zal dit voor iedereen het werk makkelijker en productiever maken. Is het wekelijkse overleg niet effectief? Evalueer dan het verloop van de meeting en wat er is besproken, maar stop niet met het ritme.