Wanneer moet je een manager aannemen? Je meet het met de mLER.

Als jouw scaleup voorbij de 8-10 medewerkers groeit, wordt het tijd om teamleiders of managers aan te nemen. Maar wat is nou precies het goede moment om jouw eerste, tweede of derde manager aan te nemen? En hoe weet je of en wanneer jij deze investering terugverdient?

Het antwoord ligt in de Management Labor Efficiency Ratio, ofwel de mLER.

In het vorige artikel over het meten van arbeidsproductiviteit, ‘Meet de productiviteit van je medewerkers met de Labor Efficiency Ratio’, introduceerden we het concept LER*, een enorm krachtig kengetal voor elke groeiondernemer.

Dit getal is ideaal voor ondernemers die willen weten:

• of en wanneer ze een nieuwe medewerker voor de operatie moeten aannemen (directe LER / dLER).
• hoeveel ruimte ze hebben om te investeren in salesmensen (sales LER / sLER).
• of ze te veel of te weinig managers hebben, of ze te veel of te weinig ondersteunend personeel hebben (management LER / mLER).

Een korte toelichting op bovenstaande:

1. Directe arbeid. Dit zijn de medewerkers die meer dan 50% van hun tijd mee bezig zijn met het maken en leveren van je product of dienst.
2. Management en ondersteuning. Hieronder vallen de managers en de ondersteunende medewerkers als finance, IT, backoffice. Ook hier geldt: wanneer iemand meer dan 50% van zijn tijd bezig is met management en/of ondersteuning, valt het onder de mLER.
3. Sales. Dit spreekt voor zich. Je kunt er zelf voor kiezen of je marketing ook hierbinnen laat vallen, aangezien deze twee processen al meer samenwerken.

In dit artikel gaan we dieper in op de mLER, waarmee je de vraag kunt beantwoorden: hebben we te veel of te weinig mensen in management en ondersteuning?

*De LER is overgenomen uit het boek ‘Simple numbers, straight talk, big profits!’ van Greg Crabtree, onze thought leader voor het Scaling Up thema ‘cash’.

De Management Labor Efficiency Ratio

De mLER bereken je met de volgende formule:

mLER = contributiemarge / loonkosten management & ondersteuning

• de contributiemarge bereken je door de brutomarge (=gefactureerde omzet minus directe inkoopkosten) te nemen en daar de loonkosten van de directe medewerkers af te halen.
• loonkosten zijn de salaris- en overige kosten die direct toe te rekenen zijn aan die medewerkers. Daarbij gaat het alleen over de salariskosten (maandloon plus vakantiegeld), zonder alle extra’s (13e maand, auto, mobiele telefoon, bonus etc.).

Voorbeeld

omzet                 € 10.000.000
kosten inkoop  €   1.000.000 –
bruto marge €   9.000.000

——————————————————————
directe kosten medewerkers € 2.650.000 –

——————————————————————-
contributiemarge : € 6.350.000

salariskosten management en ondersteuning: €2.000.000

mLER = € 6.350.000 / € 2.000.000 = 3.18

Wanneer is mijn mLER te hoog of te laag?

NB. Een belangrijk uitgangspunt van onderstaande is dat jouw winst voor belasting rond 15% van de omzet moet zijn, voordat je een nieuwe medewerker of manager aanneemt.

Verder, zoals met alle bedrijfsbeslissingen, ligt jouw beslissing aan de fase waarin je bedrijf zich bevindt. Gemiddeld genomen kun je het volgende aanhouden:

• als mLER = 1 – 2, dan heb je te veel ondersteunende rollen en zullen meer mensen een switch moeten maken naar de operatie (of je moet afscheid nemen van mensen).
• als mLER valt tussen 2 – 3, dan kan je management en ondersteuning meer bedrijfsgroei aan – je hebt waarschijnlijk managers aangesteld ‘op de groei’, of een ondersteunende afdeling te groot gemaakt voor de fase waarin je zit (IT, finance).
• als mLER valt tussen 3 – 5, dan is kan dit het ideale getal zijn voor je bedrijf, ideaal omdat er sprake is van evenwicht tussen je directe loonkosten en de loonkosten van management en ondersteuning.
• als mLER > 5, dan dreigt voor veel medewerkers een burn-out, of je hebt een super-geautomatiseerde organisatie en/of product (bijv: Paypal).

Neem de moeite en tijd om de mLER getallen te vinden die bij jouw bedrijf passen.

Wanneer je mLER te hoog is

Een scherpe ondernemer berekent zijn mLER en ziet dat hij te laag is. En nu?

Als je mLER te laag is (lager dan 2.5), dan kun je de volgende verdieping maken, om uit te zoeken waar het probleem zit.

• Bereken de LER per bedrijfsonderdeel waar de managers verantwoordelijk over zijn. Een effectieve manager heeft een effectief team. Is je mLER te laag, dan is het een goed idee om de LER ontwikkeling van alle bedrijfsonderdelen te meten. Let op: ik zeg bewust ontwikkeling van LER, omdat een statisch getal weinig waard is. Stel de LER van de afdeling marketing in kwartaal 4 is: 2.5, dan is het een groot verschil of de LER het vorige kwartaal 3 was, of 2. En ook hier geldt weer: spendeert iemand meer dan 50% van zijn tijd aan een proces, dan valt die persoon als FTE onder dat proces.
• Bereken de LER per teamlid. Een lage LER per afdeling kan ook komen omdat er een oneerlijke LER verdeling is binnen deze afdeling. Dit kan zijn wanneer er een manager aangesteld is die 1,5 keer het salaris verdient van zijn 3-koppig team, die met zijn drieën alle output leveren (en de manager geen bijdrage levert aan deze output).

De mLER is een krachtige tool voor scaleups, omdat deze vaak belangrijke beslissingen moeten maken om wel of niet management en ondersteunend personeel aan te nemen. Dit zijn enorm lastige beslissingen, welke je liever met harde cijfers onderbouwt.

Ten slotte: het is prima om op korte termijn een lage mLER te hebben, mits je hiervoor kiest. Doe je dit, bereken dan goed wat jouw nieuwe omzet en/of contributiemarge moet zijn, wil je deze mLER terugbrengen naar het gewenste niveau.

Succes!