Meet de productiviteit van je medewerkers met de Labor Efficiency Ratio

“Pfff. We hebben het zooo druk”, klaagt een medewerker. “Er moet snel iemand bijkomen”, valt de ander bij.

Maar is dat wel écht zo? Of zijn je huidige medewerkers misschien niet productief genoeg?

Gelukkig is er een kengetal die jou helpt dit te beoordelen, waarmee je uitstekend de productiviteit van je medewerkers kunt meten: de Labor Efficiency Ratio (LER).

Met de Labor Efficiency Ratio (LER) meet je hoe productief medewerkers zijn. De LER komt uit het boek Simple Numbers, Straight Talk, Big Profits van Greg Crabtree. Crabtree benoemt een aantal verschillende LER’s: de Direct LER (dLER), de Management LER (mLER) en de Sales LER (sLER).

Direct Labor Efficiency Ratio (DLER)

Laten we in dit artikel eerst inzoomen op de meest belangrijke van de drie; de dLER. Dit getal meet hoe productief de directe medewerkers zijn. Dit zijn de medewerkers die meer dan 50% van hun tijd mee bezig zijn met het maken en leveren van je product of dienst.

Hoe bereken je die dLER?

dLER = bruto marge / loonkosten directe medewerkers

• Bruto marge is: gefactureerde omzet minus directe inkoopkosten t.b.v. de omzet. Stel, je verkoopt software van derden, dan valt de inkoop van deze software onder directe inkoopkosten.
• Loonkosten directe medewerkers zijn de salaris- en overige kosten die direct toe te rekenen zijn aan die medewerkers. Daarbij gaat het alleen over de salariskosten (maandloon plus vakantiegeld), zonder alle extra’s (13e maand, auto, mobiele telefoon, bonus etc.).

Voorbeeld softwarebedrijf:
omzet                € 10.000.000
kosten inkoop € 1.000.000
bruto marge    € 9.000.000

De kosten van de directe medewerkers zijn: € 2.650.000

Dat maakt de dLER: 9.000.000 / 2.650.000 = 3,40

Wat zegt dit getal nu? Een aantal zaken zijn snel duidelijk:

• als dLER = 1, dan leveren de medewerkers niets op (en kosten zelfs geld omdat loonbelasting en een aantal andere zaken buiten beschouwing zijn gelaten).
• als dLER < 1, dan is er een serieus probleem (dat is duidelijk toch?).
• als dLER > 2 (ongeveer), dan begint het bedrijf geld te verdienen op ingezette arbeid.
• als dLER valt tussen 3 en 5 (ongeveer), dan is kan dit het ideale getal zijn voor je bedrijf, ideaal omdat er sprake is van evenwicht tussen hard werken en niet te hard werken.
• als dLER > 5 (ongeveer), dan woon je je medewerkers uit.

Dit zijn ervaringsgetallen voor zakelijke dienstverleners. Elk bedrijf is anders. Ons advies = meet je dLER maandelijks gedurende 6 maanden of meer om je eigen ideale getallen en interpretatie te ontdekken.

Maar wanneer neem je nu een nieuwe medewerker aan?

“Pfff. We hebben het zooo druk. Er moet snel iemand bijkomen”. Goed plan, maar wanneer?

Stel: op dit moment is de dLER 3,6. Prima, maar zeker niet extreem. Dus: nu iemand er bij zetten? Nee! Met een nieuwe aanname verslechtert je dLER. Dus wat doe je dan? Simpel: je vertelt het team dat er iemand bij komt wanneer de dLER (bijvoorbeeld) 4,0 is. Mooie objectieve meetlat waar iedereen naar toe kan werken. En jij weet dat na aanname van die nieuweling de dLER zakt naar 3,7. Daarmee schiet het team op én het bedrijf.

Hoe kun je de Labor Efficiency Ratio verbeteren met de huidige mensen?

• meer A-spelers, dus B-spelers coachen en dealen met C- en D-spelers. Het is duidelijk dat A-speler het meest productief zijn en weinig gedoe opleveren.
• medewerkers continu opleiden om productiever te zijn. Bijvoorbeeld een time managementtraining. Ik heb er enorm goede ervaringen mee. Het levert productievere medewerkers op en gemeenschappelijke taal.
• verbetering en automatisering van processen. Hoe sneller processen doorlopen kunnen worden en hoe minder fouten er gemaakt worden, hoe beter de productiviteit en dus LER is.
• de producten verbeteren die je verkoopt. Zodat er minder problemen, gedoe en uitval is. Hoe meer gedoe en gedonder in de uitvoering, hoe lager de LER.
• verkopen aan kernklanten (en niet aan anderen). Kernklanten zijn ideale klanten, die je product nodig hebben, je aanbod begrijpen en bij de cultuur van je bedrijf passen. Niet-kernklanten leveren gedoe en gedonder op en tasten de productiviteit en LER aan.
• bijdragen aan gemotiveerde medewerkers door een magnetische cultuur, maar ook door minimaal marktconforme salarissen te betalen. Dit is een paradox, met lage salarissen krijg je hoge LER-getallen, maar dat is maar tijdelijk.

De LER is voor veel zaken inzetbaar. Een paar toepassingen van LER zijn:

• trends meten. Elke maand / kwartaal de LER meten en publiceren. Die trends geven veel informatie over de ontwikkeling van je bedrijf.
• je kunt uitsneden maken van LER, bv. LER per team, per vestiging, per productgroep / marktsegment enz. Dat geeft nog meer informatie.
• de dynamiek van je bedrijf beter leren kennen. Wie zegt nu nog dat de menselijke factor ‘soft’ is? Met LER en de kernwaarden kun je de menselijke factor op een menselijke manier objectiveren en bespreken.

Tenslotte: let op de valkuilen van LER:

• teveel rekenen. Als een medewerker meer dan 50% van zijn of haar tijd valt onder een groep, dan reken je de volledige salariskosten toe. Natuurlijk: je kunt alles verbijzonderen, maar je krijgt veel discussies op basis van informatie die er niet vaak is (wie schrijft er uren?). Verbijzonderen levert mogelijk een iets nauwkeuriger getal, maar nooit een beter getal. De trends blijven overigens hetzelfde.
• wedstrijd tussen dLER, mLER en sLER. De drie LER’s zijn niet uitwisselbaar. Optimale productiviteit van je bedrijf kent drie verschillende getallen.
• benchmarken met andere bedrijven. Het benchmarken met andere bedrijven is onder zeer stringente voorwaarden mogelijk (maar ook zinvol?). In de praktijk lijkt dat zo goed als onmogelijk. Onder die voorwaarden zijn onder andere precies dezelfde berekening van loonkosten en precies dezelfde branche.
• consistentie in meten. Eigenlijk maakt het niet uit hoe je de LER meet en wat je nu precies in de loonkosten stopt voor de berekening. Het gaat om de trend en de specifieke waarden voor jouw bedrijf. Maar pas op! Eens in de zoveel tijd ontstaat er een discussie over “ja maar dat moet er eigenlijk ook in”. Het zijn terechte discussies, maar maken de LER niet krachtiger. Sterker, wijzigingen in het (her)berekenen van de LER leidt vaak tot verlies aan informatie.

De LER is een eenvoudig, maar enorm krachtig instrument. Neem de LER op in je dashboard.