Maak je bedrijfsgroei simpel met FOCUS en RITME (Maarten Fokkelman – Crossphase)
*Dit artikel is ter voorbereiding op de aankomende Scaling Up Masterclass. Zit jouw organisatie in de groeifase en zoekt het structuur op het gebied van mensen, strategie, uitvoering en cash? Meld je dan hier aan voor de Masterclass.
Naam
Maarten Fokkelman
Organisatie
Crossphase – specialist in contentmanagement diensten.
Welke Scaling Up discipline heeft de meeste impact gemaakt
Het werken met Quarterly Rocks en het hebben van een strakkere meeting ritme.
Merk je dat jouw bedrijf focus verliest in de dagelijkse operatie, waarbij het werk vaker ad-hoc wordt uitgevoerd dan gericht op de lange termijn?
Lees dan verder: in dit artikel legt Maarten Fokkelman uit welke impact kwartaaldoelen en een gestructureerd meetingritme heeft voor zijn scale-up Crossphase.
ROCKS = FOCUS
De pijn: brandjes blussen
Volgens Maarten zijn te veel bedrijven tussen 10-50 medewerkers bezig met ad-hoc en reactieve werkzaamheden – wat hun uiteindelijk remt om sneller te groeien:
“Voordat wij met kwartaaldoelen (Rocks) werkten, waren we aan het ‘rennen in een hamsterwiel’: we pakten elke dag de werkzaamheden op die op dat moment in onze ogen urgent waren. Kortom, het was voornamelijk brandjes blussen.”
“Als ik er nu aan terugdenk, konden we toen niet spreken van een organisatie, al hadden we 15 medewerkers. Want in feite waren wij (noot: Maarten + partner Rutger Plak) meewerkend voorman, met 15 specialisten onder ons. Kortom: wij bepaalden wat er die dag urgent was, en delegeerden alles waar we zelf geen zin, tijd of expertise voor hadden.”
“Zo gaat het helaas bij veel bedrijven; ze doen wat de dag hun brengt en zijn 100% met operationele zaken bezig die op dat moment het meeste pijn doet. Je merkt dan ook vaak dat je alleen met ‘kleine’ taken bezig bent, want die zijn het makkelijkste om weg te werken. De werkelijk belangrijke zaken voor lange termijn, die blijven dan juist liggen. Op die manier werk je natuurlijk nooit aan je bedrijf, maar continu in je bedrijf.”
De oplossing: rocks en prioriteiten
“Het werken met Kwartaalrocks en wekelijkse/dagelijkse prioriteiten werkt enorm bevrijdend. Ieder kwartaal kiezen we de 3-5 belangrijkste doelstellingen, zowel op organisatieniveau als op individueel niveau. Deze doelstellingen zijn vervolgens heel goed uitgekristalliseerd en beschreven, zodat iedereen weet wat hun elke dag te doen staat om zijn/haar doelstellingen te behalen.”
“Op deze manier ben je een heel ander spel aan het spelen als ondernemer. Waar je hiervoor bezig was met de kleine reactieve werkzaamheden, zeg je nu heel makkelijk nee. Je weet namelijk dat wanneer je de kwartaalrocks uitstelt, dat dit de hele organisatie hindert en voor langetermijn problemen zorgt. Wanneer je een team met commitment hebt, merk je bovendien dat de snelheid van uitvoering en groei omhoog gaat met concrete doelen. Tenslotte houden de beste medewerkers van doelen; zij krijgen hier energie van.”
Rust in je hoofd
“Je merkt dat wanneer je kwartaal prioriteiten kiest als team, dat je deze kiest gebaseerd op de lange termijn visie kijkt van je organisatie. Je kiest een stip aan de horizon (BHAG) en die breek je op in kleine (groei)stukken, waaraan je elke dag aan werkt. Vergelijk dit eens met al die bedrijven die hun werk laten leiden door de waan van de dag.”
“Ondernemen is pas leuk en plezierig wanneer je rust in je hoofd hebt, wanneer je geen waslijst in je hoofd hebt maar 2-3 zaken waarvan je zeker weet dat je organisatie vooruit gaat. Een ondernemer wil vooruit gaan; dit kan beter wanneer je prioriteiten duidelijk zijn en je hier ik elke week, elke dag aan kunt werken. Een ondernemer wil uiteindelijk natuurlijk plezier halen uit het ondernemen – naar mijn mening haal je dit wanneer je jezelf de ruimte geeft om de belangrijkste zaken af te ronden. Dit geeft een enorm voldaan gevoel.’”
RITME = RUIMTE
De pijn: tijdverspilling
Volgens Maarten is het voor een groeibedrijf belangrijk om een strak en gestructureerd vergaderritme te hanteren. Niet alleen qua frequentie, ook qua inhoud.
“Voordat we met een strak vergaderritme werkten, waren alle vergadering als het dagelijkse werk: ad hoc. Een typische vergadering ging als volgt:
- Iemand bracht een HEEL belangrijk punt in, waar een beslissing op gemaakt moest worden.
- Er werd hier vervolgens tussen 15-30 minuten over gediscussieerd, zonder structuur en zonder tijdsplanning.
- Herhaal 1 + 2 meerdere malen.
Ik denk dat dit voor veel ondernemers herkenbaar is. Dit is jammer, want je vergaderingen moeten geen tijdsverspilling zijn; ze moeten een tool zijn om je bedrijfsgroei te versnellen.”
De oplossing: vergaderritme volgens de Rockefeller Habits
“Met de overlegstructuur van de Rockefeller Habits vergaderen we niet meer, maar efficiënter. We hebben vaste tijdsblokken voor ieder overleg, dit is niets nieuws. Maar wat voor ons voornamelijk goed werkt zijn de dagelijkse (daily huddles) en de wekelijkse meetings, waar we elkaar accountable houden voor de persoonlijke prioriteiten. Zo geeft elk teamlid ‘s morgens aan en wat de prioriteiten van deze dag zijn. Daarnaast noemen we de cijfers van de dag ervoor, een paar zorgvuldig geselecteerde, relevante KPI’s, en kan iedereen aangeven of hij of zij op dat moment een hulpvraag heeft.”
“De methodiek zorgt ervoor dat iedereen enorm gefocust aan zijn/haar doelen werkt. Zo ziet onze dagelijkse meeting eruit, welke we elke dag om 9:09 starten (en niet langer dan 10 minuten duurt):
- Prioriteiten vandaag
- KPI’s: waar sta je?
- Hurdles: heb je een hulpvraag, zit je ergens vast?
“Natuurlijk moesten onze mensen wennen aan de daily huddle, maar wanneer je merkt dat je dagen daardoor productiever en doelgerichter zijn, went dit vrij snel. Om de gewoonte snel aan te leren, hebben we grote agenda op het bord midden in het bedrijf gehangen en een rode stift gepakt, en elke keer een kruis gezet wanneer we een dag de daily hebben gedaan. Het idee hierachter is dat niemand dan dit aantal kruisjes wil doorbreken; je wil dat de reeks ondoorbroken blijft. Dit noemen ze ook wel de ‘chain-method’ (van Jerry Seinfeld).”
Tenslotte: tips van Maarten Fokkelman voor groeiondernemers
Start klein
“Allereerst een tip voor ondernemers die starten met Rockefeller Habits: start niet met alle habits tegelijk. Kies 2-3 dingen uit en implementeer deze per kwartaal. Gun je team en organisatie de tijd; begin bijvoorbeeld de eerste maand met de weekly, daarna pas met de daily.”
Zeg nee
“Mijn tweede tip is om leren nee te zeggen tegen werkzaamheden die niets met de kwartaal prioriteiten te maken hebben. Natuurlijk heeft iedereen zijn ‘standaard’ werkzaamheden, maar buiten dat om moet je helder hebben wat je 2-5 hoofddoelen zijn dit kwartaal – en hier elke week aan werken en voortgang op maken.”
Ga uit je bedrijf
“Tenslotte: ga af en toe een dag ‘uit je bedrijf’ – ga met je compagnon naar een event, heide, whatever. Wat de vorm ook is, zorg voor reflectie. Dit geeft zo’n enorme versneller voor je bedrijf, daar kun je naar mijn mening niet vroeg genoeg mee beginnen. Het zorgt er overigens ook voor dat de mensen op kantoor leren om de verantwoordelijkheid op te pakken, zonder afhankelijk te zijn van jouw advies of goedkeuring.”
Hoe gestructureerd pakt JOUW organisatie de personeelsselectie, de KPI’s en de executie aan? Is dit al op het gewenste niveau of wil je hier een slag in maken? En wat levert het je op als je die slag maakt?
Woensdag 9 januari is onze Masterclass Scaling Up, voor MT leden / directeuren van groeiende organisaties (>1 miljoen euro omzet en >10 medewerkers).
Lees hier meer over deze masterclass.
