KPI’s die medewerkers enthousiast maken!

Werk je al met KPI’s, maar heb je er in de organisatie nog veel discussies over? Of wil beginnen met het implementeren van KPI’s? Voor vele bedrijven zorgt het invoeren van KPI’s ervoor dat medewerkers gedemotiveerd raken. Dat is het tegenovergestelde van wat je wilt bereiken en daarom gaan we je helpen om je medewerkers mega enthousiast te maken met de juiste KPI implementatie en uitvoering. 

Inhoud

  1. Waarom gebruik je KPI’s
  2. De 3 grootste valkuilen
  3. Wat is een goede KPI
  4. Hoe implementeer je de KPI’s correct
  5. Verantwoordelijke voor de KPI uitvoering
  6. KPI voorbeelden
  7. KPI meten
  8. FAQ

Waarom gebruik je KPI’s?

KPI’s zijn het fundament voor verbetering in de organisatie. Dat gaat om verbetering van onder andere processen, ontwikkeling en samenwerking. Dat begint met een droom van jou als ondernemer (of het leiderschapsteam). Die droom vertaal je naar de BHAG en daar ga je met iedereen in de organisatie elke dag mee aan de slag. De doelstellingen en ambities die je op strategisch niveau bepaald, breng je terug naar de werkvloer met KPI’s.

De lange termijn is hierbij belangrijk. Wat we veel zien is dat ondernemers in de waan van de dag leven. De omzet gaat even een maand wat minder, dus alles gaat overboord en we gaan ons daar op focussen. Of er zijn twee klanten met slechte recensies en het hele productieproces moet op de schop. Het doel voor ogen houden voor de lange termijn met de juiste KPI’s is ontzettend belangrijk om jouw droom na te jagen.

“Mijn KPI’s behaal ik, dus aan mij ligt het niet”

De 3 grootste valkuilen

Om te weten hoe je op een goede manier KPI’s gaat inzetten is het belangrijk dat we eerst naar de valkuilen gaan. Dan hoef je vanaf nu nooit meer in die valkuilen te trappen.

Eilanden in de organisatie

De eerste valkuil is dat er eilanden ontstaan in de organisatie. De marketingafdeling heeft bijvoorbeeld de KPI meegekregen om zoveel mogelijk leads te genereren. Echter zegt dat nog niets over de kwaliteit van de leads. Wanneer er 100 leads worden verzamelt die niet kwalitatief zijn, dan zal sales niet blij zijn bij het nabellen van de leads. Een veelgehoorde uitspraak is dan ook: “Mijn KPI’s behaal ik, dus aan mij ligt het niet”. Je creëert hiermee dat je werk over de schutting gooit, zonder te kijken of het kwalitatief is.

Accountability

De tweede valkuil is dat er geen accountability is. Wie is er verantwoordelijk voor welke KPI? Wanneer er niet duidelijk is wie verantwoordelijk is, zullen er discussies ontstaan en zullen concrete acties uitblijven als een KPI niet behaald wordt. Als deze onduidelijkheid er is, zal er ook niet met volle aandacht aan dit getal worden gewerkt, dat natuurlijk zonde is want het zou moeten leiden naar de droom die je hebt geformuleerd voor de organisatie.

Meten is weten

De derde valkuil is dat er geen goed systeem is om te meten. Ook dit kan voor de nodige discussie zorgen. Je zal vaak horen: “Klopt deze informatie wel? of “Wat kunnen we eigenlijk met deze informatie?”. Daardoor zal je niet inhoudelijk ingaan op de cijfers, maar heb je het over de cijfers. Zonde van de tijd en je bereikt er weinig mee. Het zorgt voor afleiding en verwarring bij medewerkers. Je kunt op deze manier ook niet aan de knoppen draaien. Als een KPI niet wordt behaald, wil je acties bepalen en aan de knoppen kunnen draaien, zodat je de KPI wel gaat behalen en zo toewerkt naar het hogere doel.

Wat is een goede KPI?

Het belangrijkste voor jouw organisatie is enthousiaste medewerkers die meehelpen met het werken aan jouw ondernemersdroom. Samen met het management team bepaal je de droom en de strategie. Neem de medewerkers mee in de droom en start met basic KPI’s. Vooral niet teveel en ook voor iedereen te begrijpen. Wanneer je mensen niet meekrijgt zal het niet gedragen worden en zorg je ervoor dat de medewerkers er een afkeer tegen krijgen in plaats van het enthousiasme dat je wilt bereiken.

Invloed

Belangrijk te vermelden is dat de medewerkers invloed moeten hebben op het getal. Wanneer je er geen invloed op hebt, dan zal je er ook niet enthousiast van worden. Als je samen met het management team de strategie, doelen en jaarplannen hebt bepaald, kun je naar de teams terug om samen met hen te overleggen wat voor hen een goede KPI zou kunnen zijn. Zo creëer je draagvlak voor de KPI’s. 

Ambitieus en realistisch

Een goede KPI is tevens ambitieus en realistisch. Is het niet te doen om je KPI te behalen en dat al weken op rij niet? Dan zal de medewerker niet enthousiast zijn en de wil om te knokken om het doel te behalen zal ook minder worden. Als de doelen realistisch en ambitieus zijn zal je zien dat een medewerker er veel voor gaat doen om deze te behalen.

Doelen behalen

Veel bedrijven hebben een mooi doel bepaald, maar vervolgens kloppen de KPI’s niet bij de gestelde doelen. Vaak zien we dat er snel wordt teruggegrepen op omzet KPI’s of efficiëntie KPI’s. Zorg ervoor dat als je het hogere doel hebt bepaald, dat je samen met de verschillende afdelingen gaat kijken hoe je de klant optimaal kunt helpen en stem daarop de KPI’s af. Dus niet kijkend naar de organisatiestructuur, maar naar de reis van de klant.

Vanuit de top terugrekenend naar 1 jaar en het kwartaal. KPI’s zijn voor het jaar bepaald, en kunnen uiteraard wijzigen als er veranderingen zijn. In 2020 hebben veel bedrijven dat moeten doen door Corona. Echter blijf je wel altijd de top van de berg in zicht houden. 

KPI's - Ondernemersdroom

Hoe implementeer je KPI’s correct?

Begin altijd met de purpose van de organisatie. Waarom bestaan jullie nog eigenlijk? Wat is de droom van de ondernemer? Van daaruit bepaal je onder andere de strategie en de doelstellingen. Dat doe je samen met het leiderschapsteam. Die zijn allemaal verantwoordelijk voor hun eigen afdeling en zij zullen dan ook informatie bij de teams ophalen om de KPI’s per afdeling te bepalen. Of eigenlijk halen ze de KPI’s op die voor hun deel van de klantreis belangrijk zijn.

Als je de KPI’s hebt geformuleerd is het tijd om er mee aan de slag te gaan. Je wilt uiteraard de KPI’s ook meten, zodat je tijdig bij kunt sturen als dat nodig is. Daarvoor creëer je een rapportage. Daar kun je heel eenvoudig mee beginnen in Excel. Zet daar het doel in op week, maand, kwartaal en jaar niveau. Je kunt nu op eenvoudige wijze bijhouden of je voor of achter loopt op de KPI’s. Je kunt ook nog een kleur toekennen. Groen is goed, en Rood is niet goed. Dan zie je ook nog eens heel snel waar het wel en niet goed gaat. Het is belangrijk dat je daarin samen de trends leert herkennen.

De jaardoelstellingen kun je in veel gevallen terugbrengen naar KPI’s op kwartaal-, maand-, week-, en zelfs dagniveau. Als je het terug kunt brengen naar dagniveau kun je altijd aangeven of je een goede of je een goede dag hebt gehad. Niet voor alle KPI’s is dat nodig, dus dan kun je ook per week of per maand bekijken hoe de vlag erbij hangt.

Verantwoordelijke voor de uitvoering

Het gaat erom dat de ultieme droom wordt bereikt en degene die dit waarschijnlijk het beste kan overbrengen is de CEO. Die zal niet altijd de beste zijn in het structureel bijhouden van de KPI’s. Daarom spreek je in het leiderschapsteam af wie er voor welke KPI verantwoordelijk is. Diegene houd met zijn team dat cijfer in de gaten en probeert natuurlijk om een positief resultaat te scoren.

KPI’s meten en bijhouden

Er zijn een aantal factoren belangrijk voor het meten van KPI’s. Is de KPI überhaupt goed meetbaar en zijn de juiste systemen beschikbaar om informatie uit te halen? Er zijn complete software tools om je KPI’s in bij te houden. Ons advies is. Keep it simple en begin in Excel. Plaats alle doelstellingen in de Excel lijst en als je het op weekniveau bijhoudt, dan kan je per week de behaalde doelstelling erbij plaatsen. Kleur het vakje groen als de KPI is behaald en rood als het niet is behaald. Plaats dit KPI dashboard op een centrale plaats binnen de organisatie, zodat iedereen dit in kan zien. 

KPI voorbeelden

Hieronder een aantal voorbeeld KPI’s op een rij per afdeling.

Marketing
Aantal leads, kosten per klik, aantal websitebezoekers, conversiepercentage, omzet

Sales
Omzet, aantal calls, openstaande offertes, getekende offertes closing ratio, customer lifetime value,

HR
Medewerkerstevredenheid, verzuim, personeelsverloop, efficiëntie werf kanalen, performance rating (productiviteit)

Projectmanagement
Efficiëntie van uren per project, klanttevredenheid, budget.

Dit zijn een aantal voorbeeld KPI’s, waar je op kunt sturen. Uiteraard is het per branche en per bedrijf verschillend, omdat je klanten op een andere manier benaderd dan je concurrent. 

Hulp nodig bij het opstellen van KPI’s?

Op de juiste manier KPI’s doorvoeren, monitoren en bijschaven is een veel voorkomend probleem bij bedrijven. Wij helpen Scale Up bedrijven met het verwezenlijken van de ondernemersdroom. Daarbij is het van groot belang dat medewerkers met plezier voor deze droom werken. KPI’s zijn daar een onderdeel van en we helpen graag om dat op de juiste wijze te implementeren. Het is een onderdeel van de 10 Rockefeller Habits. Een checklist die helpt om op gestructureerde wijze jouw bedrijf naar het volgende level te tillen.

>>Klik hier om contact op te nemen met een van onze Scaling Up experts<<

FAQ

Betekenis KPI’s

KPI schrijf je voluit als Key Performance Indicator of in het Nederlands Kritieke Prestatie Indicator. Vanuit de ultieme droom van de organisatie (de BHAG), formulier je drie tot vijfjarige doelstellingen en vanuit daar de jaa prioriteiten. Op basis daarvan maak je de KPI’s. Het zijn indicatoren om te zien of je op weg bent om de ultieme droom te bereiken van de organisatie. 

Wat is een KPI?

Een Key Performance Indicator (KPI) is het kompas voor je organisatie. Het zijn gegevens waarop je actief kunt sturen binnen de organisatie. Het gaat er om dat je medewerkers enthousiast krijgt om te werken aan de ultieme droom van de organisatie (de BHAG). Met KPI’s weet je of je op de goede weg bent om het doel te behalen. 

KPI’s SMART

Kenmerken van KPI’s zijn dat ze SMART geformuleerd worden. Dat wil zeggen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. De SMART methode dwingt je om heel specifiek te zijn, waardoor je ook kunt meten of je een KPI hebt behaald.

KPI Dashboard

Wanneer je alle KPI’s hebt bepaald en iedereen weet wat hij of zij moet doen, dan wil je dat ook monitoren. Je wilt weten of je doelen behaalt hebt of niet. Dat doe je met een KPI Dashboard. Er zijn verschillende software tools op de markt, echte raden wij aan om simpel te beginnen in een Excel sheet. Het kost weinig tijd om de sheet te maken en bij te houden. Ben je al verder gevorderd met KPI’s, dan kan je er voor kiezen om software aan te schaffen voor jouw dashboard KPI.

ScaleUp Company