Management team (MT) samenstellen? Onderneem deze stappen!

Het management team (MT) is voor scale-up organisaties het belangrijkste team om gezond en snel te groeien. “Bottlenecks ontstaan altijd bovenaan de fles”, aldus managementgoeroe Peter Drucker. Problemen binnen de organisatie wijzen doorgaans op problemen met of onder de leiding. Toen je net begon met je organisatie kon je nog alles overleggen met elke medewerker. Uit onderzoek blijkt dat het vanaf 10 personen al hele lastige communicatielijnen worden en dat je moet gaan nadenken over een managementsteam. In het management team is ook nog eens veel verloop bij veel bedrijven. In deze blog leggen we onder andere uit wat een goed MT is, wie daar voor geschikt zijn en waar dat team zich mee bezig houdt.

“Bottlenecks ontstaan altijd bovenaan de fles”

  1. Wat is een management team?
  2. Wanneer heb je een management team nodig?
  3. Hoe start je met een MT?
  4. Wie zitten er in het MT?
  5. Wat zijn goede functietitels voor MT leden?
  6. Primaire taken MT
  7. Wat bespreek je in een MT
  8. Een sterk management team (5 dysfunctions of a team)

Wat is een management team?

Het management team is verantwoordelijk voor het beleid van de organisatie. Ze zetten de toon voor onder andere de doelstellingen, prioriteiten en de missie en visie. Ze bepalen de lange termijn voor de organisatie en zorgen ervoor dat het makkelijk vertaald kan worden voor uitvoering in de organisatie. In het boek Scaling Up staat bij de uitvoering op nummer 1 een goed ingericht management team. Het staat als volgt omschreven: Zoals het bij het management team gaat, zo vergaat het de rest van de organisatie.

Als de strategie eenmaal staat kun je beginnen met de doorvertaling binnen de organisatie. Een taak van een MT lid is het coachen van medewerkers om de strategie foutloos uit te voeren. Het gaat erom dat je niet vertelt hoe het moet, maar dat je suggesties aanreikt. We noemen dat dienend leiderschap. Houdt er rekening mee dat je altijd gebruik maakt van de capaciteiten die medewerkers in je organisatie bezitten.

Wanneer heb je een management team nodig?

Een MT team formeer je in de meeste gevallen vanaf de scale-up fase. In de start-up fase is het de ondernemer die de toon zet en zijn er (bij wijze van) gesprekken over de strategie aan de lunchtafel. Vanaf de fase dat er kleine afdelingen ontstaan en communicatielijnen complexer worden kun je een MT oprichten. In het begin zal de ondernemer in het MT zitten met iemand die zich bezighoudt met het commerciële gedeelte en iemand die voor het operationele gedeelte verantwoordelijk is. In deze fase werken er zo’n 15 personen binnen de organisatie.

Als het aantal medewerkers binnen de organisatie stijgt heb je steeds meer specialisten nodig in het managementteam. De ondernemer laat steeds meer los en met het MT zorg je ervoor dat er steeds meer schaalbare processen worden ingericht. Het MT lid is in de meeste gevallen een meewerkend voorman die de kar trekt voor een bepaalde afdeling.  De tijd van korte termijn oplossingen is voorbij. Er zal nog steeds beter gehandeld moeten worden vanuit de strategie. Dit is ongeveer van 25 t/m 150 medewerkers.

Hoe start je met een MT?

Het is belangrijk om al het grotere geheel voor je te zien. Wat is de ambitie van de organisatie? En wat zijn de huidige of toekomstige knelpunten? Op basis van het grotere geheel bedenk je hoe je organisatie er uit gaat zien over een jaar, maar ook op de lange termijn. Bedenk dan welke taken daar bij horen en welke competenties daarvoor nodig zijn. Vul een Function Score Card uit per functie in het MT. Dat is een belangrijke fundering om te bepalen welke mensen je in het MT wilt toevoegen. Daarbij komt direct de vraag of je deze mensen in huis hebt of dat je gaat werven. Voor een aantal functies zal je meer ervaring in huis moeten halen, zodat je harder kunt groeien. 

Trap niet in de valkuil om de langstzittende of iemand die je graag mag in het MT te plaatsen. We zien maar al te vaak dat dit mis gaat bij startende managementteams van scale ups.

Wie zitten er in het MT?

Het is belangrijk dat je een diversiteit aan karakters, kennis en kunde hebt in het MT team. Het is goed als er een visionair in het team zit die de lange termijn in zicht heeft en met inzichten komt waar anderen nog niet aan gedacht hebben. Daarnaast ook een challenger, die alles op een rij kan zetten en scherpe vragen stelt op de ingebrachte ideeën en daarbij ook nog andere invalshoeken inbrengt. Daarnaast  is het ook goed als er een MT lid aanwezig is die knopen kan doorhakken door alle informatie te verzamelen, dat samen te vatten en er een (gezamenlijke) conclusie aan kan verbinden.

Meer generiek is een goed MT lid iemand die een A-speler is. Dat wil zeggen iemand die past bij de kernwaarden van de organisatie en zijn of haar KPI’s behaald. Tevens is het iemand die een voorbeeldrol heeft in de organisatie, goed kan communiceren en kan reflecteren. Een lid van het MT kan zich bezighouden met de lange termijn (visie/strategie) en weet de doorvertaling (operatie) te maken naar de organisatie toe.

Wat zijn goede functietitels voor MT leden?

Over titels is geen eenduidigheid. Het is de definitie die je er zelf aan hangt. Een titel betekent ook niet dat je direct in het MT plaats neemt. Maar welke titel hanteer je eigenlijk? Als voorbeeld nemen we een marketeer. Je zou in het management team kunnen zitten met de titel marketing manager, maar ook teamlead, CMO, head of marketing of marketing lead. Zo zullen er vast nog wel meer titels zijn. Het gaat erom dat je een titel geeft aan de functie die past bij jouw organisatie.

Een andere vraag is of je het management team wel het management team wilt noement. We zien steeds vaker dat bedrijven er de naam Growth Team aan geven of Counsil. Counsil komt uit het boek Good to Great van Jim Collins. Ook bij deze titel moet je goed bedenken wat het beste bij jouw organisatie past.

Een aantal traditionele C-level titels (volgens Wikipedia) die je kunt gebruiken voor de functies in jouw MT:

Titel Beschrijving
Chief executive officer (CEO) Eigenaar/Ondernemer/Algemeen directeur
Chief operating officer (COO) Operationeel
Chief financial officer (CFO) Financieel
Chief commercial officer (CCO) Commercieel
Chief risk officer (CRO) Risk
Chief sales officer (CSO) Sales
Chief marketing officer (CMO) Marketing
Chief human resources officer (CHRO) HR
Chief supply chain officer (CSCO) Supply Chain
Chief purchasing officer (CPO) Inkoop

Primaire taken van het MT

Het begint met de lijnen uitzetten voor de organisatie. Dat wil zeggen dat je met het management team de strategie bepaald. Wat doen we wel, maar ook vooral wat doen we niet. Zorg ervoor dat je de juiste prioriteiten stelt en dat je zorgt voor een doorvertaling van strategie naar uitvoering naar de medewerkers toe. Elke keer slimmer, elke keer beter dat is wat je wilt bereiken met het MT team. 

In groeibedrijven gebeurd er ontzettend veel en heb je elke dag met vele keuzes te maken. Het is van belang dat je met het management team een gestructureerd overleg ritme hebt. Elke week een uur  vergadering, elke maand een langer overleg, per kwartaal een review plus vooruitblik op het komende kwartaal en een jaarlijkse meeting om de nieuwe doelen te bepalen voor het volgende jaar.

Structuur en het doel

Dat overleg ritme heeft ook structuur nodig. Een goede agenda, dashboards met cijfers waarop je alle informatie verzamelt hebt, zodat je daar op kunt anticiperen. Daardoor maak je de management meetings waardevol. 

Het doel van een goede MT meeting is het nemen van besluiten. Hoe meer en hoe sneller je besluit, des te sneller ga je leren en maak je stappen vooruit. Daarom is het belang van een goed overleg ritme zo belangrijk. Daarnaast komen klanten, collega’s en partners aanbod in de vergadering. Het is belangrijk dat je met deze groepen in nauw contact staat, zodat je ook daarvan snel kunt leren en besluiten kunt nemen. Lees hieronder bij “wat bespreek je in een MT” in meer details hoe de structuur van management agenda er uit ziet.

Het management team bepaalt het tempo van groei voor de organisatie!
Een aantal belangrijkste balansen zijn: gezond groeien, efficiënt processen inrichten, winstgevend zijn, kwaliteit leveren, klanten tevreden maken en collega’s die met enthousiasme en plezier voor de organisatie werken.

Wat bespreek je in een MT?

Begin met het implementeren van een goede meeting structuur voor het management team. Elke dag een daily huddle, elke week een uur  vergadering, elke maand een langer overleg, per kwartaal een review plus vooruitblik op het komende kwartaal eneen jaarlijkse meeting om de nieuwe doelen te bepalen voor het volgende jaar.

Management team agenda

Zorg ervoor dat tijdens de meetings de klanten centraal staan. Hoe gaat het in de markt? Wat speelt er bij de klanten? Wat kunnen we daarvan leren? Hoe tevreden zijn de klanten? We raden aan om elk MT lid minimaal 1 keer per week een klant te laten spreken en dat in de MT meeting te bespreken. Het gesprek met de klanten  gecombineerd met klantdata zorgt ervoor dat je een goed beeld van de markt/klant hebt. Dit is ongeveer 20% van de tijd tijdens de vergadering.

80% van de tijd richt je je met het MT op wat er intern speelt. Hoe presteren we? Hebben we de KPI’s behaald? Hoe gaat het met de grotere projecten? Hoe gaat het met personeel en met overige relaties?

Maak een duidelijke agenda en spreek af hoe lang je per onderwerp kwijt wilt zijn. Bereid individueel de meeting goed voor zodat je punten to-the-point kunt bespreken en afhandelen. Lees eventuele voorbereiding van teamleden ook zorgvuldig door, zodat iedereen dezelfde informatie heeft om daarover eventuele beslissingen te maken.

Ruim aan het einde van je MT vergadering in voor twee cijfers. Wat is de kwaliteit van de meeting?
Hoe vond je jouw rol in de meeting? Door deze vragen continue te beantwoorden zul je gezamenlijk de knelpunten in de meeting vinden en daar kun je vervolgens op anticiperen. Het is ook goed om de positieve punten te benoemen, zodat je weet wat er goed gaat en wat je vooral moet blijven doen.

Een sterk management team

Wij volgen de principes van Patrick Lencioni voor het smeden van een sterk management team. Door middel van 5 stappen in een piramide geeft hij aan hoe je goed kunt samenwerken.

Stap 1: Trust: wees open naar elkaar. Je weet van elkaar waar je goed in bent en niet goed in bent en durf dat ook naar elkaar uit te spreken.
Stap 2: Conflict: Dit is nodig om tot elkaar te komen. Als je elkaar niet vertrouwen, dan vermijd je conflicten.
Stap 3: Commitment: Neem de verantwoordelijkheid voor de taken die je uitvoert. Doe je dat niet, dan worden beslissingen uitgesteld of niet gemaakt.
Stap 4: Accountability: Doe wat je moet doen. Behaal je deadlines. Dat zorgt ervoor dat je samen verder komt.
Stap 5: Results: Samen duidelijke doelstellingen formuleren en je daar ook aan houden. Niet alleen gefocust op eigen resultaten maar kijk naar het teambelang.

In de video legt Patrick Lencioni uit hoe de pyramide met de five dysfunctions of a team werkt.

Hoe staat jouw management team en organisatie ervoor?
Doe de gratis ScaleUp test om te ontdekken waar jouw uitdagingen liggen>>>

ScaleUp Company