ScaleUp Story: visualfabriq

Naam

Jaco Brussé

Organisatie

visualfabriq

(‘We helpen organisaties om hun processen fundamenteel anders in te richten middels workflows’)

Welke Scaling Up Tool heeft de meeste impact gemaakt

“De hele Rocks benadering is mijn persoonlijke favoriete onderdeel. Elke beslissing wordt makkelijker: je vraagt namelijk ‘past dit binnen de rock of niet?’. Er is geen onduidelijkheid, nooit.”


Structuur aanbrengen begint al in de startup fase

“Toen ik in 2013 samen met Carst Vaartjes visualfabriq begon, hadden we de standaard startup vraagstukken:

  • Wat is er nodig om ons product op te schalen?
  • Welke competenties hebben we nodig om met kwaliteit door te groeien?
  • Wat is de ideale rolverdeling in ons team als we doorgroeien?

Hoewel we klein waren, merkte ik dat ik graag structuur wilde aanbrengen om deze vraagstukken op te lossen. Ik had heel snel behoefte aan een methode, een raamwerk, die ons dit kon bieden. Op papier is het misschien te vroeg om hierover na te denken; op dat moment hadden we een team van ‘slechts’ 5 mensen. Hoewel dit een klein team is, komt er in de startup fase enorm veel op je af als ondernemer, waardoor je het overzicht snel verliest.

Ik ben van mening dat een groeiend bedrijf niet vroeg genoeg kan starten met het implementatie van een organisatiesysteem als Scaling Up, omdat het verliezen van overzicht je in de latere fases ook zult ervaren, wanneer je geen vaste way of working hebt als Scaling Up. Met een strak organisatiesysteem kun je elke dag de hoofd- van de bijzaken onderscheiden, en weet iedereen precies wat er nodig is dat kwartaal om de organisatie door te laten groeien.”

A-ha moment

“Een aantal maanden nadat we waren gestart met Scaling Up / Rockefeller Habits, merkte ik al dat ik minder in de operatie bezig was. De grote doorbraak voor onze organisatie was toen we besloten om de organisatiestructuur te veranderen van project-gedreven, naar verantwoordelijkheid-gedreven.

We organiseerden eerst vanuit projecten en taken. Het grote nadeel hiervan is dat het een cultuur van ad-hoc werken in de hand werkt. Je loopt bij een groeiende klantportfolio dan vaak achter de feiten aan, in plaats van dat er volledige controle is over de operatie. Momenteel hebben we een duidelijke lijnverantwoordelijkheid, met eigenaarschap over die activiteiten. Dit was het begin van de volgende stap in volwassenheid voor onze organisatie: dat mensen altijd weten en aangeven wat en wie ze nodig hebben om tot resultaat te komen.

Let wel: deze verandering van ad-hoc naar structuur is geen ‘quick fix’; het is een resultaat van maandenlang organiseren en implementeren van structuur. Bovendien is het bij zo’n verandering essentieel dat iedereen in de organisatie een verandering van mindset krijgt, en dat ze inzien waarom werk anders georganiseerd moet worden.”

De basis van succes Scaling Up

“De hele filosofie van het organiseren van structuur is belangrijk. Het zit met name in de hele Rockefeller Habits checklist, vanaf Habit #1. Voor mij is deze eerste gewoonte (“Het management team zet de toon voor het hele bedrijf”) essentieel voor het succes van de rest van de habits.

Wanneer je als MT elkaars verschillen kent en accepteert, en dit combineert met een gemeenschappelijke visie, dan zullen nieuwe initiatieven en veranderingen sneller en beter te implementeren zijn. De daily huddle heeft ons veel geholpen om dit te realiseren – vooral dat we weten wat we van elkaar nodig hebben om naar jouw succes te werken. Dit creëert binding en acceptatie van verschillen.”

Mijn veranderende mindset als ondernemer

“Mijn rol is niet veranderd na het werken met Scaling Up, mijn gedrag en mindset wel. Ik wilde hiervoor overal bij betrokken zijn, nu kan ik meer loslaten omdat er een ritme is ontstaan in de organisatie. Mensen weten hoe ze keuzes moeten maken en waar hun verantwoordelijkheid start en eindigt. Dit komt niet alleen door het werken met rol-KPI’s, maar vooral ook door kwartaalprioriteiten (Rocks). De hele Rocks benadering is dan ook mijn persoonlijke favoriete onderdeel. Elke beslissing wordt hierdoor makkelijker: je vraagt namelijk ‘past dit binnen de rock of niet?’. Er is hierdoor geen onduidelijkheid, nooit.”

Advies aan opschalende ondernemers

“Blijf geloven in de droom die je hebt voor je bedrijf. Zie tegenslagen als ‘entertaining obstacle’. Blijf managen, en vertrouw het proces van Scaling Up. Opschalen gaat nooit in een rechte lijn, je krijgt altijd weerstand. Hoe duidelijker je communiceert en je visie herhaalt, des te sterker het in de organisatie geborgd wordt.

Bedenk ook dat het – net als met alle veranderingen – twee stappen vooruit gaat, en één achteruit. Het is en blijft hard werken, met veel discipline. Scaling Up is niet de ‘flavour of the day’, het is iets wat je blijvend kiest als organisatiesysteem. Het is een waanzinnige manier van werken, als je het blijft toepassen krijg je resultaat.”


Wil jij net als Jaco meer rust en ritme in jouw organisatie? Zet dan de eerste stap tijdens ons programma Scaling Up CORE

Op woensdag 22 september start ons volgende programma: CORE13. Op dinsdag 2 november start CORE14. Voor MT leden van groeiende organisaties (>1 miljoen euro omzet en >10 medewerkers).

Vraag een adviesgesprek aan! 

Bewaren

Bewaren

ScaleUp Company