Business Backlog

Plannen genoeg. Elke dag weer nieuwe! Het hoofd van de ondernemer zit vol. En soms de buik van de medewerker ook 😉 Hoe kun je nu voorspelbaar zijn én toch snel inspelen op gewijzigde omstandigheden?

Chaotisch ondernemen
Een goede ondernemer ziet altijd kansen en mogelijkheden. Dat is zijn functie in dit leven. Hij kan niet anders. Het ene nieuwe idee tuimelt over het andere nieuwe idee. Plannen worden gemaakt, maar net zo snel weer aangepast. Flexibiliteit staat voorop toch? Zeker in 2013 met het jaarthema Agile Business. Ondernemers branden af op hun eigen innovatie en medewerkers haken af. Hoe kun je nu plannen maken én toch leren van voortschrijdend inzicht?

Voortschrijdend inzicht
Voortschrijdend inzicht is ‘learning by doing’. Weten wat je wilt bereiken. Misschien nog niet helemaal hoe je het wilt bereiken. De theorie was dat je dan veel tijd investeerde in een goed plan. En dan ging bouwen aan wat je wilde bereiken. De huidige tijd vraagt meer wendbaarheid, meer flexibiliteit. Voortschrijdend inzicht. Bouwen aan de brug terwijl je er over heen loopt. Voortschrijdend inzicht gaat over toepassen wat het ‘hier’ en ‘nu’ vraagt. En tegelijkertijd vasthouden aan het plan waarmee we bezig zijn. Hoe kunnen we dit dilemma beslechten?

Scrum
Scum is een populaire techniek om agile projecten te realiseren. Kunnen we hier iets van leren? Ja! Eén van de waardevolle onderdelen van scrum is de product backlog. Daarin staan alle dingen die we zouden kunnen realiseren. Het kader en het doel is helder. De stappen ook. Die staan op de product backlog. We werken in vastgestelde tijdseenheden, zogenaamde sprints. Een sprint is tussen de één en vier weken. Het team pakt dingen van de product backlog voor de komende sprint en gaat daarmee aan het werk. Tijdens een sprint wordt er in de lopende taken niets gewijzigd. Niets. Noppes. Nada. Ook niet als je de ondernemer bent met een nieuw plan. Of een klant die dreigt met een grote order. Wel kun je nieuwe dingen op de product backlog zetten. Voor de volgende sprint. Tenminste, als dat de prioriteit heeft. Want het team beslist hoeveel het de volgende sprint doet. Kunnen we dit ook voor ondernemen gebruiken?

Business Backlog
Ik gebruik al jaren de Business Backlog. Eigenlijk een product backlog, maar dan voor mijn business. Met alle en dan ook alle zaken die ik wil (laten) realiseren erop. Kleine dingen als “publiceren van dit artikel” tot hele grote dingen als “Ontwikkelen nieuw product”. Ik hanteer een sprint van een week. Elke week doe ik drie dingen:

  • evalueer wat ik de afgelopen week zou doen. Is dat gelukt en wat heb ik er van geleerd?
  • bekijk de product backlog en herschik de rij met dingen (bovenaan dingen die ik binnenkort wil doen en onderaan de lange termijn dingen)
  • ik kies nieuwe taken en doelen voor de komende week

Dat kost maximaal een uur. Ik zorg ervoor dat ik dingen kies die ik kan opleveren. Dus als een taak te groot is, dan splits ik hem op. Zo kan “publiceren nieuw werkboek” betekenen dat ik de komende week “de inhoudsopgave schrijf”. Op die manier doe ik elke week wat aan projecten die groter zijn. Het opleveren is top! Het is bevredigend om dingen af te maken. Als ze hapklaar zijn, tenminste. Met de business backlog en de sprint zijn ze dat.

De business backlog deel ik en bespreek ik met mijn team. Grote nieuwe projecten drijven langzaam naar boven. Het team ziet dat aankomen. En andere grote projecten staan er gewoon een jaar op. Zonder dat we er iets aan doen. Kennelijk geen prioritieit. Ook goed.

De business backlog geeft inzicht in de toekomst en in prioriteiten. En biedt tegelijkertijd de mogelijkheid om tussen sprints de prioriteiten ingrijpend te veranderen. Dat werkt!

Welke taken staan boven aan jouw business backlog?

ScaleUp Company