YESable proposal voor medewerkers

Vrijheid en verantwoordelijkheid. Twee belangrijke aspecten voor medewerkers om in hun functie te groeien. Ze maken groeien leuk. Maar hoe verkrijg je die vrijheid en verantwoordelijkheid?

Groeien in je functie in drie stappen

Groeien in je functie doe je door goede oplossingen aan te dragen voor vragen die je krijgt van je leidinggevende. Dat doe je in drie stappen:

• vraag naar de verandervisie: vraag de leidinggevende naar zijn of haar verandervisie. Je kunt er natuurlijk ook ongevraagd één voorstellen. Verder op zie je hoe je een verandervisie herkent en formuleert.
• vraag naar criteria waaraan jouw oplossing moet voldoen: vraag de leidinggevende naar de criteria waaraan je oplossing moet voldoen. Zie verder op wat criteria zijn en welke je nodig hebt.
• presenteer jouw YESable proposal: dit is de presentatie van jouw oplossing. et is een voorstel dat zo is geformuleerd dat je leidinggevende enkel hoeft te antwoorden met “ja” of “nee”. Als je een professional bent, de goede verandervisie en criteria hebt dan zal je leidinggevende in 99% van de gevallen zeggen: “Ja, ga door!”. Verderop lees je meer over de ultieme YESable proposal.

Stel je eens voor… een voorbeeld

De internetverbinding op kantoor is sloom. Supersloom. Je hebt er in je werk last van. Maar de leidinggevende luistert niet naar je klachten. Tot plotseling — je leidinggevende je vraagt: “Wil jij er voor zorgen dat internet sneller gaat?”. Eindelijk!

Vol enthousiasme duik je in de materie. Een complexe materie, want er zijn grote verschillen tussen de aanbieders. Zoals aansluitkosten, maandelijks abonnement, snelheid en meer. Niets is zo maar vergelijkbaar. Toch presenteer na uitgebreide studie je drie mogelijkheden met complete informatie aan je leidinggevende. Die vervolgens de keuze moet maken. En dat alleen maar kan doen door zich te verdiepen in de materie waarin jij je ingevreten hebt. Dit kost weer extra tijd en energie en het leidt vaak tot ruis en uiteindelijk tot frustratie. En vergis je niet: jij bent inmiddels de expert geworden op dit gebied.

De YESable proposal is een goede oplossing om deze frustratie, ruis en tijdverspilling te voorkomen. Begin met de eerste stap.

Stap 1: de verandervisie

Het begint met de verandervisie. De verandervisie beschrijft kort waar je vandaan komt en waar je naar toe wilt. Dat doe je in een “van… naar …” zin. In het internet-voorbeeld hierboven is dat eenvoudig. Van “een slome internetverbinding” naar “een snelle internetverbinding”. Een verandervisie kun je vaak toepassen. Nog een paar voorbeelden. Van een overvolle parkeerplaats waar bezoekers niet kunnen parkeren naar een parkeerplaats waarin bezoekers een plek vlak bij de deur krijgen. Van een paar mensen die het CRM-systeem gebruiken naar iedereen die het CRM-systeem gebruikt. Van een reactieve technische organisatie naar een proactieve klantgerichte organisatie. Verandervisies kunnen klein en groot zijn.

Ondernemers zijn vaak briljant in verandervisies, alhoewel ze vooral praten over de gewenste situatie (het “naar…”-gedeelte). Leidinggevenden zouden in staat moeten zijn om verandervisies te formuleren. Maar jij als medewerker kunt daarin natuurlijk een voorstel doen. Hoe duidelijker de verandervisie, hoe beter jouw oplossing! Want dan weet je het precies waar je het voor doet. Dus tijd voor de tweede stap.

Stap 2: criteria voor jouw oplossing

Tussen de verandervisie en de oplossing zitten criteria. Die zou de leidinggevende moeten meegeven. Criteria zijn randvoorwaarden waaraan jouw oplossing moet voldoen. In het internetvoorbeeld kunnen criteria zijn de bandbreedte voor tarieven, gewenste snelheid of planning. Aan jou is de taak om alle criteria van je leidinggevende te ontfutselen. Als je denkt dat je ze allemaal hebt, dan vraag je naar het laatste criterium. “Als mijn oplossing aan al deze criteria voldoet, is het dan voor jou een goede oplossing?”. Als de leidinggevende “ja” zegt, weet je dat je aan de slag kunt. Maar als de leidinggevende hierover vaag is, gun hem of haar meer tijd. Goede vragen van medewerkers verdienen tijd en aandacht, net zoals jouw goede oplossing. Als je alle criteria hebt, wat is dan de volgende stap?

Stap 3: de YESable proposal

De YESable proposal gaat over hoe je je oplossing presenteert aan je leidinggevende. Dat gaat als volgt:

• herhaal de verandervisie.
• presenteer de beste oplossing in jouw ogen en licht toe met een aantal kernaspecten waarom dat voor jou de beste oplossing lijkt.
• licht één of twee alternatieven toe en vertel specifiek waarom je die niet als beste oplossing ziet.
• vraag of je door kunt gaan met het uitvoeren van de voorgestelde oplossing. De leidinggevende kan op drie manieren reageren: “ja, prima”, hij of zij kan vragen stellen (“heb je daar aan gedacht? Hoe zit het met…?” of “nee (niet nu)”) zeggen. In dat laatste geval zijn de criteria niet goed geïnventariseerd geweest.

Als je je werk goed doet, dan zul je in veel gevallen onmiddellijk een ‘ja’ krijgen van je leidinggeven. Als je net begint met de YESable proposal is dit mogelijk lager. Zowel je leidinggevende en jij moeten wennen aan verandervisies en criteria. Mogelijk gooit de leidinggevende er in het begin bij de presentatie nog wat extra criteria bij. Dat zal minder worden.

Resultaat: verantwoordelijkheid, vrijheid en groei

De YESable proposal is een krachtige tool. Het combineert de visie en het mandaat van de leidinggevende met jouw professionaliteit. Via deze drie stappen gebruik je zo weinig mogelijk tijd van je leidinggevende en voorkom je onduidelijkheid, ruis en frustratie.

Bonusstap: de ongevraagde YESable proposals

Als professional zie je natuurlijk allerlei dingen. Dingen die jij vindt dat beter kunnen of moeten. Vanuit je professionaliteit kun je ongevraagd YESable proposals voorstellen. Dat doe je in drie stappen:

• je test je verandervisie. Je formuleert zelf een verandervisie en vraagt de leidinggevende of hij of zij hetzelfde ervaart. Bijvoorbeeld: “Vind je ook dat internet te traag is voor goed functioneren en dat het nu tijd is om naar een sneller internet te gaan?”. Twee belangrijke onderdelen: het woordje ‘ook’ waarmee je de leidinggevende uitnodigt om aan te halen. En een tijdsbepaling, hier “het is nu tijd” waardoor je de urgentie aangeeft.
• je checkt welke criteria belangrijk zijn. Je somt de criteria op die jij kunt bedenken belangrijk zullen zijn voor je leidinggevende en vraagt welke criteria je nog meer moet meenemen voor een goede oplossing. Als de criteria volledig lijken te zijn, vraag dan: “Dus als mijn oplossing voldoet aan al deze criteria, dan is voor jou een goede oplossing”.
• je presenteert je YESable proposal. Dit doe je op dezelfde wijze als de gevraagde YESable proposal. Door de verandervisie te testen en de criteria te checken heb je ruimte gecreëerd om je YESable proposal te presenteren.

De YESable proposal is een waardevolle tool om soepel samen te werken met je leidinggevende en te groeien in je functie. En wie wil dat nu niet?

Bewaren