De wet van de pet

‘Geef mij maar, ik maak het wel af’. Ik hoor het mezelf nog zeggen. Ik zag mijn managers erg hard werken en voelde me verantwoordelijk. Een financieel overzicht controleren, een belangrijke offerte afschrijven, een calculatie maken, het nieuwe bonus systeem afmaken, een event plannen enzovoort.

Allerlei taken die ik snel en efficiënt kon uitvoeren. Immers, de voorgaande jaren had ik ze allemaal zelf gedaan. En iets dat je vaak doet, daar word je vanzelf snel en efficiënt in. Ik was verkoper, projectleider, salesmanager, financieel manager, administrateur, IT specialist, trainer, HR manager, eventplanner, marketingmanager, lunchvoorbereider en natuurlijk directeur.

Het was de fase nádat we eindelijk alle ondersteunende functies hadden vervuld met goede managers. Een proces dat in die jaren daarvoor altijd een beetje toevallig en ongestructureerd verliep. Van iemand die een dagje in de week de boekhouding deed naar een echte financieel manager. Van een stagiaire voor de HR administratie naar een volwaardige HR mevrouw en van een medewerker die marketing een paar uurtjes ‘erbij deed’ tot een geschoolde fulltime marketeer. Ik beleefde het als een proces waarbij we op basis van toevalligheden -veelal gekenmerkt door het hoogst oplaaiende binnenbrandje die week- stapsgewijs die functies professionaliseerden.

Later leerde ik dat die toevalligheden helemaal niet toevallig waren.
Als ondernemer ben je bij de start van je bedrijf meestal meewerkend voorman en daarnaast verantwoordelijk voor de meeste ondersteunende functies. Meestal zijn de financiële administratie en IT omgeving de eerste gebieden waar je hulp bij zoekt.

Vanaf een man of acht word je van meewerkend voorman meer manager, en worden alle bij-functies steeds belangrijker. Je hebt het superdruk en draagt gemiddeld vijf tot acht petten.

Dan volgt een lange intensieve worsteling tot aan het moment waarop je die petten door professionals laat overnemen. Vaak gebeurt dat rond de vijftig medewerkers. Dan kan de ondernemer zich weer gaan richten op wat het allerbelangrijkste is voor de verdere groei van het bedrijf.

Deze -dus niet toevallige- ontwikkeling van ondersteunende functies is een wetmatigheid gebaseerd op de mate van complexiteit binnen je organisatie met als belangrijkste indicator het aantal medewerkers. Je kunt het dus voorspellen, erop plannen én er beter in zijn dan je concurrenten.

Tips voor de petten

• Draag de petten over waar je bovenmatig veel energie aan verliest.
• Het is handig om niet te lang de binnenbrandjes af te wachten, maar vooruit te plannen.
• Blijf de sales heel lang zelf doen.
• Neem vooral een financieel manager aan van een groter bedrijf dan het jouwe.

Waar veel ondernemers mee worstelen is de fase nadat de petten zijn afgezet. Opeens wordt de dag niet meer vanzelf gevuld met blussen en schijnbaar acute vragen en problemen. De pet van vooruitdenken en strategie moet dan weer op. Datgene wat echt belangrijk is om de organisatie naar de volgende fase te brengen.

Onlangs sprak ik twee ondernemers, een met een bedrijf van 85 man en de ander met een bedrijf van 60 medewerkers. Razend druk hadden ze het. Op mijn vraag ‘waarmee?’, gaven ze beiden aan dat ze vooral projectjes overnamen van hun financieel, HR, sales of marketing manager, want die hadden het allemaal nog drukker. En doordat ze zelf vrij efficiënt waren konden ze hun tijd goed inzetten om hen wat te ontlasten.

‘Maar jullie internationalisatie dan? Dat nieuwe product, die overname en het vinden van nu wel de beste salesmanager?’ Ik slikte m’n vraag net op tijd in en herinnerde me mijn eigen worsteling. Na het delen van mijn verhaal en mijn opgedane inzicht met de wetmatigheden van de petten zag ik de herkenning. Hopelijk helpt het ze verder.