Kwartaalmeeting houden? Dit is waarom en hoe
De kwartaalmeeting is voor veel scaleups de nuttigste meeting van het jaar (4 keer). De kwartaalmeeting is terugkijken en successen vieren, maar ook leren van wat er niet goed ging. Wat wilden we ook alweer doen en welke projecten kiezen we om de komende 13 weken samen echt te fiksen? De kwartaalmeeting is een schone lei. Elk kwartaal kan weer je beste kwartaal ooit worden.
In dit blog gaan we dieper in op de kwartaalmeeting. We vertellen waarom je een kwartaalmeeting nodig hebt en hoe je de meeting voorbereidt en opvolgt. We geven ook ideeën voor onderwerpen die je in de kwartaalmeetings bespreekt.
Inhoud
-
- Waarom een kwartaalmeeting
- Voor wie is de kwartaalmeeting
- De voorbereiding van de kwartaalmeeting
- De dag van de kwartaalmeeting
- Het resultaat van de kwartaalmeeting
- Drie valkuilen kwartaalmeeting
- Het Kwartaalthema
- Kwartaalthema ideeën
- Terugkoppeling van de kwartaalmeeting aan de organisatie
- Zelf starten met de kwartaalmeeting
Gebrek aan focus
Bedrijven zijn vaak met veel dingen tegelijk bezig. In de waan van de dag ontbreekt focus op de lange termijn en de grote dingen die de organisatie moet bereiken voor de volgende groeistap. Een goede manier om als organisatie deze focus aan te brengen, zijn een aantal scherpe, meetbare doelstellingen en KPI’s. KPI’s zijn belangrijke getallen die de voortgang richting je doelstellingen meten. Een consultancy of agency heeft als belangrijk getal bijvoorbeeld vaak X omzet bij bestaande klanten. Om in de gaten te houden of het de goede kant op gaat met deze doelstelling, is ingeplande afspraken met bestaande klanten een goede KPI. Voor een bedrijf dat artikelen produceert zal kostprijs per unit een van de belangrijke getallen zijn. X Geproduceerde units per dag is vervolgens een goede KPI om te kijken of je het belangrijke getal behaalt.
“You can’t manage what you don’t measure” – Peter Drucker
Maar ook als deze focus wel wordt gekozen en je belangrijke getallen en KPI’s als bedrijf duidelijk zijn, is het makkelijk om je af te laten leiden. Voordat je het weet worden de resources van je agency opgeslokt door een grote pitch voor een nieuwe klant en bestaande klanten verwaarloosd. Het productiebedrijf ziet de kosten per unit oplopen omdat het toch wel heel aanlokkelijk was dat nieuwe product toe te voegen aan de line-up. Voor je er erg in hebt ben je achter een nieuw goed idee aangehold. Je verliest focus en haalt je belangrijkste doelstellingen niet. Gelukkig is daar de kwartaalmeeting.
1. Waarom een kwartaalmeeting?
De hoeksteen van de Scaling Up methodiek is het opknippen van hele grote ambitie in behapbare, kleine stappen. Vanuit je langetermijndoelstelling, je Big, Hairy & Audacious Goal, bepaal je je succespijlers. Die beschrijven wat de voorwaarden zijn voor slagen op de lange termijn. Hieruit komen jaardoelstellingen. Het jaar knip je op in kwartalen met hun eigen focus en belangrijke getallen. De voortgang richting de kwartaaldoelstellingen is wat je vervolgens operationaliseert door middel van het meetingritme: de maandelijkse meeting, wekelijkse meeting en het kleinste stapje, de daily huddle. Waar de monthly’s, weekly’s en daily huddles gaan over de operatie en voortgang richting de doelstelling, is de kwartaalmeeting de perfecte combinatie van terugblikken en vooruitkijken. In de waan van alledag is de kwartaalmeeting het broodnodige rustpunt om als team uit te zoomen. Je kijkt samen of je nog op koers ligt en of je de dingen die je gezegd had te gaan doen, ook echt gedaan hebt. Dan zet je de stap naar het belangrijkste doel van het kwartaal en hoe je die gaat halen. De kwartaalmeeting geeft je de kans om vier keer per jaar de horloges gelijk te zetten en weer focus te kiezen. Je stelt jezelf elk kwartaal weer de vraag: wat is de komende drie maanden het belangrijkste waar iedereen naartoe moet werken?
2. Voor wie is de kwartaalmeeting?
De kwartaalmeeting begint op het hoogste punt in de organisatie. De directie of het managementteam (MT) bepaalt organisatiebreed de focus voor komend kwartaal. Deze focus wordt teruggekoppeld aan alle afdelingen.
Als het MT deze terugkoppeling heeft gegeven, zijn de afdelingen aan zet. Iedere afdeling heeft zijn eigen quarterly, waarin de doorvertaling van de focus van het bedrijf wordt gedaan. Vervolgens worden alle dashboards vernieuwd en komen de Rocks en de twee getallen als belangrijkste items op de daily huddles, weekly’s en monthly’s van het MT en de teams.
3. De voorbereiding van de kwartaalmeeting
- Onderwerpen van de kwartaalmeeting zijn in de regel vrij standaard. De kwartaalmeeting gaat om het bepalen van je prioriteiten van het komende kwartaal. Bekijk het One Page Strategic plan en check of je op koerst ligt.
- Bereid de meeting voor. Een goede voorbereiding is cruciaal. Wat je in ieder geval voorbereidt is de terugblik. Analyseer de Rocks, klantfeedback voor Product-Market Fit, kerncijfers en KPI’s van het afgelopen kwartaal en kijk naar wat je als organisatie geleerd hebt. Doe dit zorgvuldig en uitgebreid. Dit helpt je scherp keuzes te maken.
- Check je jaardoelstellingen. Kloppen de jaardoelstellingen nog met de realiteit? Liggen we op schema? Waar moeten we gas geven?
- Onderzoek de temperatuur in de organisatie. Wat leeft er? Wat zijn de obstakels voor je medewerkers om hun werk goed te doen? Zorg dat je antwoord hebt op dergelijke vragen als input voor de kwartaalmeeting. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het regelmatig voeren van Start, Stop, Continue gesprekken met mensen in de organisatie.
Een goede voorbereiding is het halve werk. Neem hier dus de tijd voor, geef ieder MT lid een stuk om voor te bereiden en begin op tijd.4. De dag van de kwartaalmeeting
Allereerst is het belangrijk dat je de kwartaalmeeting niet op kantoor doet. Ga de hei op. Boek een ruimte aan de andere kant van de stad. Op kantoor wordt je gestoord en raak je makkelijk afgeleid. Als je de voorbereiding goed heb gedaan, heeft de dag een logische flow. De ochtend is voor de evaluatie. Je kijkt gestructureerd terug:
- Het afgelopen kwartaal
- Check van de jaardoelstellingen
- Feedback uit de organisatie
De middag is gereserveerd voor het maken van keuzes. Hier kies je de focus van de organisatie voor volgend kwartaal en bepaal je het thema. Er zijn altijd 100 ideeën en dingen die je kunt doen als organisatie. Nee zeggen is moeilijker, maar vaak veel effectiever. Dit betekent dat je tijdens de kwartaalmeeting vooral veel streept. Als afsluiter van de quarterly maak je een plan voor de doorvertaling naar de organisatie. In grotere organisaties zien we vaak dat deze laatste stap de dagen na de quarterly wordt genomen. Een speciaal themateam bepaalt en bespreekt dan het plan voor de implementatie van de Rocks en het thema.
5. Het resultaat van de kwartaalmeeting
Het resultaat van de kwartaalmeeting is focus op wat je gaat doen het komende kwartaal. En wat je laat liggen. Je kiest maximaal vijf Rocks. Werk de Rocks uit in stappen en taken en zorg dat de definitie kristalhelder is. Onduidelijkheid over wat een Rock is of wanneer deze is gehaald, is dodelijk voor focus. Dan gaat het komend kwartaal namelijk over de Rock, in plaats van over de inhoud. Als de Rocks strak zijn afgebakend, zorg je dat rollen en verantwoordelijkheden om de Rocks te behalen goed zijn gedefinieerd. Hiervoor kun je het RACI model gebruiken. Dit is een pragmatische tool waarmee je per taak binnen een Rock snel duidelijkheid kunt creëren over wie waar verantwoordelijk voor is.
- Vervolgens kies je twee getallen waarmee je de voortgang richting de Rocks kunt meten. De twee getallen houden elkaar in balans. Het eerste getal is het succesgetal. Als je een Rock bijvoorbeeld is: 1.000 afspraken bij nieuwe klanten met het thema The Road to 1.000, dan is je succesgetal waarschijnlijk nieuwe deals na afspraak. Het tweede getal is het tegengetal. Het tegengetal is bedoeld om te zorgen dat je je aandacht en inspanning verdeelt. Het tegengetal voorkomt dat je straks je succesgetal hebt behaald, maar ten koste van iets anders. Je kunt je voorstellen dat als iedereen als een gek blijft drukken op afspraken en omzet, dat ten koste gaat van je marge. Of van klanttevredenheid. Of van nog weer iets anders. Je kiest één tegengetal. De achilleshiel van je organisatie bepaalt het tegengetal. Wat lijdt er in jouw organisatie het meest als je doorslaat in sturen op het succesgetal?
6. Drie valkuilen kwartaalmeeting
We willen je ook de valkuilen van de kwartaalmeeting meegeven. Er zijn drie dingen die je tijdens de kwartaalmeeting wilt vermijden:
- Slecht definiëren van de prioriteiten. De Rocks en belangrijke getallen moeten kristalhelder en haarscherp zijn. Kader samen heel goed af wanneer een Rock af is (definition of done) en wat er wel en niet bij hoort. Bespreek ook in detail de cijfers en hoe je deze berekent. Als hier al onduidelijkheid over bestaat in het MT (bijvoorbeeld “ik dacht gefactureerde omzet vs. ik dacht betaalde facturen”), laat staan dat de organisatie dan met de Rocks aan de slag kan.
- Niet delegeren van verantwoordelijkheden. Rocks zijn flinke kluiven. Zorg dus dat je de kluif goed verdeelt en dat alle verantwoordelijkheden goed zijn belegd. Gebruik hiervoor het wie/wat/waar template en eerder genoemd RACI model.
- De Rocks voor de kwartaalmeeting eigenlijk al weten. We zien vaak dat het leiderschapsteam voorafgaand aan de kwartaalmeeting al heeft bepaald wat de focus van komend kwartaal moet zijn. Dit is gevaarlijk. Wat je zelf hebt bedacht houdt namelijk geen rekening met de kracht van het team. De oplossing die je met verschillende invalshoeken en expertises bedenkt, kost eigenlijk altijd minder moeite en is beter dan wat je alleen kunt verzinnen.
In het proces zit een vleugje magie. Ga er dus open in en vertrouw op het proces. Door het doorlopen van de flow ontstaat er altijd iets nieuws. Iets wat je nog niet van tevoren had bedacht, maar waarmee je plots alle losse onderdelen kunt verbinden.
7. Het kwartaalthema
Als onderdeel van de kwartaalfocus en de Rocks, bepaal je een overkoepelend thema voor het kwartaal. Dit klinkt misschien een beetje lollig en Amerikaans, maar het is een van de krachtigste onderdelen van de kwartaalmeeting. Met een thema verbind je het behalen van doelstellingen aan je cultuur en zet je het op eerste oog misschien saaie doel (bv 1 miljoen omzet halen) creatief neer. Zo kom je los van de getallen en maak je het behalen van het doel naast nuttig, ook gewoon leuk. Een goed thema werkt bovendien enorm verbindend voor de mensen in de organisatie. Zeker als je de uitwerking van het thema in handen legt van de organisatie zelf. Je zult zien dat als je de doelstellingen, bijhorende rocks en het thema goed uitlegt, vaak in het team hele leuke ideeën zijn om het thema creatief tot leven te wekken.
8. Kwartaalthema ideeën
Een goed idee voor de doorvertaling van de kwartaalmeeting is gamification. Gamification is vaak een heel goed middel om iedereen betrokken te krijgen en te houden. Er zijn maar weinig mensen die graag verliezen!
Zo hadden we bijvoorbeeld een klant die elk kwartaal concludeerde dat ze te weinig goede mensen hadden om te groeien. Zij kozen er op een gegeven moment voor om alle extra energie van het bedrijf hieraan te wijden. Dertien weken lang stopte iedereen in het bedrijf, van secretaresse tot CEO, hun effort in het neerzetten van een virtual bench van 100 talenten. De teams ontwikkelden samen een game: Bedrijf X got Talent. Aan alle acties in het wervingsproces werden punten toegekend. Twee punten voor een CV dat aan de voorwaarden voldoet, drie punten voor een sollicitatiegesprek in de agenda, vijf voor een aanbod, acht voor een getekend contract, enzovoorts. De scores werden bijgehouden op een scorebord in de hal. In de Appgroep jutte medewerkers elkaar met veel grappen en grollen op. Een simpele, maar zeer doeltreffende opzet. Na drie maanden was de virtual bench gevuld en had het bedrijf twee ton wervingskosten uitgespaard. Door samen in een strak afgebakende periode met focus te werken aan één doel en dat doel leuk te maken, kun je in een kwartaal echt een verschil maken.
9. Terugkoppeling van de kwartaalmeeting aan de organisatie
De debrief van deze meeting en de plannen voor komend kwartaal worden vervolgens een paar dagen na de kwartaalmeeting gepresenteerd aan de organisatie. In de aanloop naar deze terugkoppeling werk je de Rocks uit. Je werkt de cijfers en dashboards bij en past de agenda’s van de weekly’s en monthly’s aan. Als je een themateam hebt, komen deze bij elkaar om het thema creatief uit te werken. Het is belangrijk dat dit allemaal echt goed klaarstaat en er geen open eindjes meer zijn, voordat je terugkoppelt. Als alles staat, presenteer je de kwartaalfocus en het thema aan de organisatie. Dit kwartaal wordt weer je beste kwartaal ooit!
10. Zelf starten met de kwartaalmeeting?
De kwartaalmeeting is voor ons een van de hoekstenen van de methodiek. Organisaties die eenmaal gewend zijn aan het kwartaalritme vinden het heerlijk. Dertien weken en drie tot vijf prioriteiten is precies goed. Niet te veel, niet te weinig. Doordat je met focus sprints trekt, krijg je ongeveer twee keer zoveel gedaan dan als je het niet doet.
