Vacature Office Manager
Tijdelijk wegens zwangerschapsvervanging – eind juni t/m eind december 2021
ScaleUp Company helpt ondernemers groter te dromen en reikt tools aan om deze dromen werkelijkheid te maken.
Ook wij dromen groot en we zoeken mensen om die dromen te verwezenlijken.
Arbeidsvoorwaarden
36-40 uur per week
€2.500 – €3.000 per maand afhankelijk van ervaring
Startdatum: eind juni 2021*
Missie
Als Office Manager ben je de schakel tussen wat er verkocht wordt en wat er door ons gemaakt wordt. De klanten ervaren dat alles met een glimlach geregeld wordt, waardoor zij ook een glimlach op hun gezicht krijgen. Je bent een generalist die het leuk vindt om verschillende ballen in de lucht te houden, het overzicht te bewaken en heel veel dingen op een dag te regelen. Je bent onderdeel van het Support team, dat ondersteuning biedt aan de hele organisatie. Je rapporteert aan de COO.
Verantwoordelijkheden
● Je verwerkt de verkochte deals tot programma’s en projecten in ons primaire systeem en stemt jouw rol in het proces af met Consultant en/of Client Partner
● Je plant en coördineert alle acties die ter ondersteuning van de klantreis gedaan moeten worden, zoals het uitnodigen voor een assessment, het verzamelen van klantgegevens en het terugkoppelen van verzamelde input aan een trainer
● Je bent eigenaar van een strakke, foutloze planning en oplevering van onze trainingen, evenementen en sessies: van data, locaties, mensen en tot materialen – alles klopt en iedereen is op de hoogte
● Als je informatie mist, schroom je niet de telefoon te pakken om klanten achter hun vodden aan te zitten (dit geldt ook voor achterstallige betalingen)
● Je bent het visitekaartje en telefonisch vaak eerste aanspreekpunt van ScaleUp Company: je staat deelnemers, klanten, trainers en leveranciers te woord
● Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer (intern en extern)
● Je voorziet klanten en Pro’s ruim op tijd van de juiste materialen, waardoor zij zich vooral kunnen focussen op de inhoud
● Als Happiness Officer zorg je waar dat kan voor gezondheid en een glimlach op het gezicht van collega’s en klanten
● Je beheert en verstuurt boeken en andere toffe relatiegeschenken aan klanten, relaties, Pro’s en collega’s
● Je runt ons kantoor. Dat wil zeggen dat je dagelijks tijd maakt voor bestellingen, lunches, de meetingruimtes, de in- en uitgaande post en natuurlijk een spontane borrel
● Op dagen dat we onze klanten voor sessies ontvangen, zorg jij er voor dat de hosting en ondersteuning van ontvangst tot en met vertrek een feest is, eventueel in samenwerking met onze locatie Wicked Grounds
● Je denkt mee in het belang van klant en organisatie en doet verbetersuggesties waar collega’s alleen maar ‘ja’ tegen kunnen zeggen
Ben jij degene naar wie wij op zoek zijn?
Stuur een mail naar greatwork@scaleupcompany.com of neem contact op met onze Manager Operations, Guido Koershuis: 06 11 10 08 56. Wij geloven in een mooie en diverse mix van mensen in ons team, dus nodigen iedereen die zich herkent in de omschrijving uit om te reageren. * Het betreft een tijdelijke vervanging wegens zwangerschap. Uiteraard kijken en denken we aan het eind van 2021 graag met je mee over een vervolgstap!
Zoals we al zeiden zoeken we een generalist. Een allrounder. Een manusje-van-alles. Iemand die beschikt over de volgende kwaliteiten: - AANPASSINGSVERMOGEN - Doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderende omgevingen, taken, verantwoordelijkheden of mensen. Je blijft koel onder stressvolle, chaotische omstandigheden. - PLANNEN & ORGANISEREN - De voor een plan of planning benodigde mensen en middelen identificeren en verwerven deze zodanig inzetten dat beoogde resultaten effectief worden bereikt. Het stellen van de juiste prioriteiten om zaken gedaan te krijgen. - SOCIABILITEIT - Vlot en effectief leggen en onderhouden van contacten met anderen ten dienste van het werk; zich gemakkelijk in allerlei gezelschap begeven. - OMGANG MET DETAILS - Tonen aandacht te hebben voor details; langdurig effectief kunnen omgaan met detailinformatie. Snappen dat het verschil hem vaak juist in de kleine dingen zit. - COMMUNICEREN - Ideeën en informatie in heldere en correcte taal communiceren, zodanig dat de essentie bij anderen overkomt en wordt begrepen. Dit lukt via allerlei kanalen: zowel mondeling als schriftelijk.
Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring op gebied van klantcontact,, administratie en agendabeheer/officemanagement. Je hebt ervaring met het werken in kleine organisaties (10 vaste medewerkers). Je hebt aantoonbare handigheid en affiniteit met werken in verschillende systemen.
Get Naked - durf jezelf te zijn Think Big, Act Bold - jij hebt toffe ideeën en voert ze meteen met verve uit Love Results - jij krijgt het voor elkaar Embrace Growth - er valt altijd iets nieuws te leren
ScaleUp Company bevindt zich tussen servet en tafellaken. We denken groot en ambitieus en gaan van alles aan om ons te ontwikkelen en te groeien in activiteiten, klanten en professionaliteit. Maar we zijn nog klein in team en vaste processen. Werken bij ons, zeker in deze rol, betekent 1.000 dingen op je bordje, regelmatig druk en misschien stress. Deze job vergt veel van je tijd, energie en leervermogen.. Je moet dat echt van nature in huis hebben en kunnen opbrengen wil je met veel plezier voor iedereen deze rol vervullen. Maar als het past, ga je als een raket!
