Scaling Up: dat kan ook virtueel!

Normaal gesproken zijn onze trainingen en evenementen fysiek. De mooiste locaties worden geregeld, wanden hangen vol posters en post-its en er is ook veel ruimte om te netwerken en afsluitend te borrelen. De coronacrisis dwingt ons echter om onze dienstverlening in sneltreinvaart te virtualiseren. En dat is gelukt! Ben je benieuwd naar hoe de eerste sessies zijn verlopen? We vroegen onze ScaleUp Pro Martijn Bouquet naar zijn belangrijkste inzichten na 2 weken volledig virtueel werken.

Ook voor Martijn was het spannend om een hele dag online te trainen en coachen. Van te voren hadden we samen enkele uitdagingen besproken waar we rekening mee wilden houden:

  • Verbinding: hoe zorgen we dat er verbinding en vertrouwen ontstaat tijdens zo’n video conference?
  • Interactie: hoe creëren we de interactie met klanten die nodig is om hun vraagstukken te beantwoorden?
  • Aandacht: is een dagprogramma van 7 á 8 uur geschikt om virtueel te doen? Kunnen deelnemers hun aandacht erbij houden?

To-the-point, push-ups & sit-ups

Martijn: “De sessies (via Zoom) hebben een heel andere dynamiek dan de reguliere live sessies. Het gaat minder over de interpersoonlijke kant en meer over de harde cijfers en resultaten. Het ging nog meer dan normaal om vragen als: Waar staan we als bedrijf? Wat gaan we dit kwartaal doen? Hoe komen we deze crisis zo goed mogelijk door? De virtuele context zorgt ervoor dat deelnemers meer to-the-point communiceren, waardoor wij als Pro goed in staat zijn in een vlot tempo de MT’s steeds een stap verder te krijgen”. 

Om de aandacht van de deelnemers er voldoende bij te houden hebben we wel gekozen voor een aangepaste dagindeling. Virtuele sessies vragen om veel variatie. Het dagprogramma zit vol met inhoud, maar er is genoeg ruimte voor een aantal breaks en activiteiten tussendoor. Eén MT vulde de pauzes zelfs aan met wat push-up en sit-up oefeningen!

De 3 succesfactoren van virtuele sessies

Martijn vertelt ons dat drie zaken doorslaggevend zijn voor het succes van de sessies:

  1. Voorbereiding: Deze is cruciaal. Door ons gedetailleerd uitgewerkt en vraagt daarmee tijd en aandacht. We drukken deelnemers aan virtuele sessies extra op het hart de voorbereiding goed door te nemen, zodat we op de dag zelf effectief te werk kunnen gaan.  Ik heb gemerkt dat teams die zich goed voorbereiden enorm veel uit een dagsessie kunnen halen. Vanaf het eerste moment is er energie!
  2. Tooling: Het gebruik van Zoom is voor ons een schot in de roos gebleken. De mogelijkheid tot breakout sessies, calls en de goede verbinding zorgt dat de sessies vlekkeloos verlopen. Ook het gebruik van Google Docs werkt perfect in deze context. Het werken vanuit één document zorgt ervoor dat het programma snel en effectief wordt gevolgd. Verder maken we gebruik van een post-it tool genaamd IdeaFlip. Met deze tool kunnen de deelnemers online ideeën delen zoals ik normaal gesproken op een muur of whiteboard zou doen. Maar dan zonder de rotzooi!
  3. Agenda: Uit de evaluaties bleek dat veel deelnemers na een virtuele sessie meer energie over hebben dan ze van te voren hadden gedacht. Mensen kunnen zich doorgaans zo’n 45 minuten echt diep focussen achter een laptopscherm. Dat gegeven vraagt dan ook om meer pauzes op een dag. Dit zorgt ervoor dat iedereen heel bewust bezig is met de agenda en hoe alle thema’s en onderwerpen zo effectief mogelijk kunnen worden behandeld. Hierdoor ontstaat er een dag met een hele duidelijke structuur en een hoog tempo (en voldoende rustmomenten).

Een gedegen voorbereiding, de juiste tools en een strakke agenda maken onze virtuele sessies tot een succes. Benieuwd of ScaleUp Company jou ook (virtueel) verder kan helpen? Kijk dan hier voor ons vernieuwde aanbod!


Bewaren

Bewaren

ScaleUp Company