ScaleUp story: Erik Nicolai – Workspace365 BV

Erik Nicolai (38) is CEO van Workspace 365, dat bedrijfsapplicaties versimpelt en mensen tijd geeft om te focussen op hun kerntaken. Sinds de oprichting in 2010 groeit het bedrijf gestaag. 65 medewerkers telt Workspace 365 inmiddels. Met behulp van de Scaling Up methodiek bouwt Erik zijn bedrijf verder uit.

Wat is het verschil tussen 20 en 65 medewerkers voor de dynamiek in een bedrijf?

‘Toen we in 2010 startten deden mijn compagnon en ik veel zelf, het bedrijf was overzichtelijk. De roeiboot had weliswaar sturing nodig, dus ik sloeg op de trommel, maar ik had nog een hand over en roeide mee. Hoe groter we groeiden, hoe belangrijker het werd om de trommel helder te laten klinken. Medewerkers willen een duidelijk geluid horen. In 2018 kwamen we via een evenement met Verne Harnish in contact met de Scaling Up methode. Dat was wat we nodig hadden! We kochten het boek en gingen aan de slag. Scaling Up hielp om ons bedrijf te structuren en verantwoordelijkheid bij de teams te beleggen. Sindsdien groeien we autonoom, de toekomst van Workspace 365 is niet langer afhankelijk van mij en mijn compagnon.’

Toch schakelden jullie in 2020 hulp in van Scaleup Company. Waarom volstond het boek niet?

‘We deden wat de gemiddelde autodidact doet: je gaat aan de slag met elementen die comfortabel voelen, dingen die minder prettig zijn schuif je voor je uit. We benoemden core values en hingen ze aan de muur, maar we maakten deze waarden niet meetbaar. Rollen en verantwoordelijkheden van individuele medewerkers hadden we bovendien niet duidelijk beschreven. De overdracht van informatie was niet goed geregeld. Het kon op meerdere vlakken beter. Met behulp van de ScaleUp Company zijn we aan de slag gegaan. Uiteindelijk bleek die samenwerking – na een hoop gepel – het startpunt van meer verbeteringen.’

Hoe vertalen jullie het geleerde door naar de rest van de organisatie?

‘Niet iedereen kan de dirigent van een orkest zijn, dat hoeft ook niet. Medewerkers spelen hun eigen instrument, maar het is belangrijk dat ze weten wat ze wanneer moeten spelen en waarom. Elke derde donderdag van de maand houden we daarom een monthly waarin we delen. We zijn transparant over de gekozen structuur, de keuzes die we daarin maken en de targets die we onszelf stellen. Ons langetermijndoel, de BHAG (100M mensen die iedere dag Workspace 365 gebruiken om zo hun happy worklife te bieden!), vertalen we via jaar- en kwartaaldoelen uiteindelijk terug naar rocks per team.’

Helpt de Scaling Up methode jullie product te verbeteren?

‘Er is inderdaad een duidelijke parallel: zowel Scaling Up als Workspace 365 belooft tijd en focus. Hoewel een groot deel van onze boodschap al stond toen we met Scaling Up in aanraking kwamen, beseften we dat het sterk is om onze brand promise happy work life verder te concretiseren. Stel, we beloven een medewerker van een organisatie tien procent tijdwinst dankzij Workspace 365. Hoe meten we dat en wat doen we als we dat niet halen? Hoe kunnen anderen ons aan onze belofte houden? Daar is werk aan de winkel.’

Wie zijn jouw inspiratiebronnen?

‘De eerste persoon die in me opkomt is Michiel Muller, van onder meer Route Mobiel, Tango en Picnic. Ik las zijn boek en maakte daarin kennis met zijn pragmatische aanpak. Welke informatie heb ik nodig en hoe kom ik daarachter? In zijn boek beschrijft hij hoe hij om acht uur ‘s ochtends tankt bij een tankstation en ‘s avonds om zes uur weer. Aan de hand van de nummers op zijn bon kon hij zien hoeveel mensen er die dag getankt hadden. Dat lijkt logisch en simpel, maar dat is het niet. Complexe zaken versimpelen is ontzettend lastig.’ 

Als je terugkijkt op elf jaar ondernemerschap en alles overziet, wat is dan een belangrijk advies aan startende ondernemers of aan je jongere zelf?

‘We hebben te lang te weinig focus gehad op het aannemen van goede salesmensen. Het is niet erg om gesprekken zelf te doen als CEO, maar als je wilt groeien heb je de juiste mensen nodig. Die goede mensen vind je alleen met goede mensen aan boord. En goede mensen vragen om duidelijkheid en een visie, et cetera. Messi komt niet naar Ajax omdat hij daar niet met de beste spelers speelt. Achteraf bezien hadden we misschien eerder moeten starten met het programma van de ScaleUp Company. Aan de andere kant: door fouten te maken leer je. Je kunt aan een baby uitleggen hoe je een volzin formuleert, maar er is niemand die zo een taal leert. Het begint met woordjes, stap voor stap. Zo is het ook met ondernemen. Uiteindelijk moet je iedere fase door.’

Interview door Job Hulsman (www.jobhulsman.nl) 

ScaleUp Company is sinds begin 2021 groeipartner van Workspace365. Erik en zijn team namen o.a. deel aan de A-Player sprint en het Scaling Up en Full Scale groeiprogramma.