De PACe Tool

Goede mensen op de goede plek. Cruciaal om snel en soepel door te groeien. Een harmonieuze samenwerking op basis van  is goud waard. De PACe-tool helpt met die accountability en schept duidelijkheid.

Traditioneel richt je je bedrijf in rond functies. Zo heb je bijvoorbeeld marketing, sales, projecten, financiën en personeelszaken. Deze functionele indeling is een interne manier om het bedrijf te beschrijven. Een veel betere wijze is om mensen en verantwoordelijkheden te organiseren rond kernprocessen. De kernprocessen die de klant doorloopt. De PACe-tool helpt daarbij.

PACe staat voor Process Accountability Chart. Het is één van de tools uit Rockefeller Habits. Met PACe kijk je met een geheel andere blik naar de organisatie in 3 stappen:

  1. beschrijf met je management team vier tot negen kernprocessen. Volg de weg die de klant door je organisatie loopt om de kernprocessen te ontdekken. Sommige kernprocessen zijn voor alle bedrijven van toepassing. Sommige kernprocessen zijn specifiek voor jouw industrie of zelfs jouw bedrijf.
  2. koppel één eindverantwoordelijke aan elk kernproces. Geen eindverantwoordelijke of meer dan één betekent dat er geen accountability is.
  3. beschrijf de 3 belangrijkste kengetallen voor dat proces. Kengetallen die beschrijven hoe goed dat proces loopt en waar dat beter kan en moet.

In de eerste poging kom je vaak tot de functie-gebieden, zoals we die decennialang hebben gebruikt. Neem ‘sales’. Je kunt het proces beschrijven als ‘van lead naar deal’. Inderdaad een belangrijk proces. Er gaan leads in. Het proces bestaat bijvoorbeeld uit opvolgen, bezoeken, presenteren, offreren en afsluiten. De uitkomst is getekende opdrachten. De 3 belangrijkste getallen kunnen zijn: getekende contractwaarde, salespipeline en aantal offertes. Van lead naar deal of deals sluiten is in ieder geval duidelijker dan sales.

Andere belangrijke processen kunnen zijn: ontwikkelen en lanceren van een product, genereren van leads en sluiten van deals, aantrekken, werven en onboarden van medewerkers of factureren en binnenhalen van betalingen.

PACe voor gevorderden
Het procesdenken kun je verder doorvoeren voor meer focus en duidelijkheid. Als je onderzoekt hoe de klant door je organisatie heenloopt, dan zou je dit kunnen zien:

voor een service-gerichte technische groothandel:

bestelling -> levering -> installatie -> service

voor een B2B software-leverancier:

bestelling -> planning -> installatie -> opleiding -> helpdesk

Kun je die processen ook actief betekenisvol beschrijven? Stel je voor: in het voorbeeld van de B2B software-leverancier kun je komen tot:

customer onboarding -> werkende oplossingen -> enthousiaste klanten

Dat klinkt anders! Dat geeft een andere energie en focus!

Een processen in ingevulde PACe tool voor een softwarebedrijf zou er als volgt uit kunnen zien:

  • marketing (relevante aanvragen)
  • sales (customer onboarding, misschien enthousiaste klanten?)
  • projecten (werkende oplossingen)
  • helpdesk (misschien ook onderdeel van werkende oplossingen!)
  • product ontwikkeling (toepasbare producten)
  • product management (succesvolle producten)
  • personeelszaken (werving en onboarding van nieuwe medewerkers)
  • personeelszaken (ontwikkelen van talent)

Uit dit voorbeeld bljkt dat personeelszaken één functiegebied is. En minimaal twee processen kent. Welke van deze twee processen is van het grootste belang voor jouw bedrijf? Of toch beide?

Als je actief betekenisvolle processen hebt gedefinieerd kun je gaan denken aan andere roltitels voor de procesverantwoordelijken. Wat denk je van ‘Directeur Gelukkige Medewerkers’? Of Directeur Enthousiaste Klanten?

Procesdenken schept helderheid en belegt de accountability eenduidig. Dat maakt een soepele en snelle groei mogelijk!

Foto: Unsplash

Bewaren

ScaleUp Company