Maandelijkse management meeting

De monthly meeting. De maandelijkse management meeting. Een belangrijke schakel in het overlegritme van de Rockefeller Habits. Maar hoe werkt het? En hoe haal je er zoveel mogelijk uit?

Maandelijkse management meeting
de maandelijkse management meeting is een belangrijk afstemmoment. De ideale maandmeeting duurt tussen de 2,5 en 4 uur. Kies een lengte van de maandmeeting en houd je daar minimaal een kwartaal aan. De lengte hangt vooral af van de omvang van het team. Communiceer altijd de stipte begintijd en eindtijd.

Belangrijk bij de maandelijkse management meeting is dat:

• de maandelijkse meeting het gehele jaar vooruit gepland is, vaak in de tweede helft van een maand (i.v.m. maandcijfers)
• deelnemers goed voorbereid op de meeting verschijnen
• het goed is om belangrijke informatie vooruit te sturen, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Denk aan voortgang op kwartaalrocks, maandelijkse cijfers en achtergrondinformatie over belangrijke punten.
• er niet gediscussieerd wordt over lange termijn zaken of kwartaaldoelen. Belangrijke zaken kun je eventueel op een ‘parking lot’ zetten, zodat het team ze niet vergeet voor de volgende kwartaal- of jaarmeeting.

Het doel van de maandelijkse management meeting is operationele synchronisatie. Daarom ligt de nadruk op wat er op dit moment gebeurt en wat het team nu kan doen om een probleem te verhelpen of beter te worden. De maandelijkse meeting gaat niet over doelen stellen en richting van het bedrijf.

Een maandeljkse management meeting is in feite een wekelijkse management meeting plus:

• de maandelijkse cijfers
• korte stand van zaken mbt. de voortgang op kwartaalrocks
• één wat groter extra onderwerp (eventueel twee wat grotere onderwerpen)

Oplossen en leren
Het extra onderwerp op het maandelijkse overleg is ‘groter’ dan de wekelijkse collective intelligence. Groter in impact en groter qua aandacht (en daarmee in te plannen tijd). Over het algemeen kiest het team één van de twee invalshoeken:

• probleem oplossen. Wat kan het team doen om een belangrijk obstakel uit de weg te ruimen? Een lid van het team stelt een belangrijk operationeel probleem aan de orde en het team werkt aan de oplossing daarvan.
• leren. Wat kan het team doen om beter te worden? Een bepaald onderwerp wordt uitgediept, bijvoorbeeld met behulp van een interne of externe experts. Of nodig eens een klant uit die vertelt over de ervaringen met je organisatie, de werkelijke behoeften van zijn organisatie en de wereld waarin de klant zich bevindt. Zie ook vier vragen om goed te luisteren naar je klant.

Concept agenda
Een mogelijke agenda kan er als volgt uit zien:

• opening met goed nieuws — idereen deelt goed nieuws van de afgelopen week [5 minuten]
• cijfers — iedereen noemt zijn wekelijkse KPI’s [5 minuen]
• maandelijkse cijfers, eventuele korte toelichting van uitzonderlijke zaken en beantwoorden van verklarende vragen [15 minuten]
• klanten, medewerkers, partners / distributeurs — korte synchronisatie van belangrijk nieuws [20 minuten]
• voortgang op kwartaalrocks door iedere rock-eigenaar [20 minuten]
• groter extra onderwerp [45-90 minuten]