Los groeiproblemen goed op

Problemen horen bij groeien. Snelgroeiende teams hebben veel problemen. Heel veel. Maar hoe los je problemen snel en goed met je team op?

Management teams van snelgroeiende bedrijven hebben een overvloed aan problemen. En dat is goed, want dan groei je. Als het ene probleem opgelost is, dient het volgende probleem zich aan. Maar veel MT’s zijn onvoldoende effectief in het oplossen van problemen. Als je wilt weten hoe dat met jouw MT is, doe dan deze test in 10 minuten (Simpele test of je MT wel werkt).

Problemen zijn net paddestoelen. Als het donker en vochtig is, dan vermenigvuldigen ze zich razendsnel. Als het lekker licht is, dan zijn ze ook zo weer weg. Als je als MT de problemen niet snel en goed genoeg oplost, komen er vanzelf meer problemen bij.

Vaak slagen teams er onvoldoende in om problemen snel en adequaat genoeg op te lossen. Dit komt volgens Patrick Lencioni door gebrek aan discipline en focus, gebrek aan commitment, angst om conflicten aan te gaan of persoonlijk ego’s. Vaak is het onduidelijk welke problemen er nu het meest prangend zijn.

Hoe krijgt je team nu inzicht in acute problemen en hoe los je die op?

In drie stappen:

Stap 1: maak een lijst met problemen.
Maak met je team een lijst met problemen. Identificeer alle problemen die er spelen. Kies daaruit de top problemen die nu aandacht verdienen. Graaf even door, omdat de problemen vaak symptomen zijn van een onderliggend en dieper probleem. Je wilt de problemen zo fundamenteel mogelijk aanpakken.

Als je de lijst hebt opgesteld, splits de lijst dan in drieën:

  • lijst met problemen die het team op langere termijn kan oplossen (meer dan 90 dagen) (wel belangrijk en niet urgent)
  • lijst met problemen die het team nu moet oplossen (in ieder geval urgent)
  • lijst met problemen die zich beperken tot een afdeling.

Stap 2: Discussieer en besluit
Discussiëren vergt discipline. Wat gebeurt er bij teams die ongedisciplineerd discussies voeren? Dit:

  • we hebben een probleem in sales
  • ja dat komt door dat Klaas zijn doelstellingen niet haalt
  • ja, dat snap ik wel, dat Klaas zijn doelstellingen niet haalt. Hij had ook vaak pech met zijn lease-auto.
  • nu je het zegt: moeten we eigenlijk de verkopers wel een Fiat (of ander merk) geven? Zijn er niet betrouwbaardere merken?
  • … en zo gaat de discussie nog even door…
  • … en komt het onderliggende probleem dat sales zijn doelen niet haalt niet op tafel, laat staan dat het wordt opgelost.

Het team verdiept niet op het eigenlijke probleem, maar neemt een verkeerde afslag (lease-auto’s). Je kunt met het MT afspreken dan één van de leden “verkeerde afslag” roept en daarmee het team weer terugbrengt naar het probleem waar het nu om gaat. Je zult ervaren dat “verkeerde afslag” vaak geroepen wordt.

Stap 3: Los op
Tijdens het discussiëren komen er mogelijke oplossingen ter sprake. Inventariseer deze oplossingen en bespreek ze. Maak een keuze voor de oplossing die het beste lijkt. Bespreek alle acties die deze oplossing met zich meebrengt en wijs deze toe aan personen. Leg vast.

10 geboden voor het oplossen van problemen

  1. Gij zult niet beslissen op basis van consensus. Spreek met het team af hoe je besluiten neemt (bv. de meerderheid, 5 van de 7 of anders).
  2. Gij zult verregaande consequenties niet schuwen. Sommige besluiten hebben grote consequenties en zeker niet altijd leuk. Toch nemen als dat nu nodig.
  3. Gij zult beslissen. En niet de beslissing uitstellen.
  4. Gij zult niet vertrouwen op informatie uit tweede hand. Zorg dat alle informatie beschikbaar is en dat betrokken partijen aanwezig zijn.
  5. Gij zult gaan voor het grotere belang. Zet alle persoonlijke belangen en ego’s opzij en verguldt de bittere pil niet.
  6. Gij zult niet alle problemen ineens oplossen. Kies er een handvol (bijvoorbeeld de top 3) en los die op. De rest komt later wel.
  7. Gij zult de besluiten ondersteunen en uitvoeren.
  8. Gij zijt bereid om pijn om korte termijn te nemen ten gunste van voordeel op lange termijn.
  9. Gij zult het gevaar aangaan. Het probleem waar je het meest tegen opziet is het probleem dat je nu hebt op te lossen.
  10. Gij zult als eerste een mogelijke oplossing voorstellen. Alleen discussiëren is niet genoeg. Oplossen is het devies.


Wat heeft dit nu te maken met Scaling Up?

“Gij zult uw problemen snel en grondig oplossen” is het devies. Snelgroeiende bedrijven moeten in staat zijn om snel hun problemen op te lossen. Maar er is nog een relatie met Scaling Up. Je hebt nu drie lijsten met problemen. Die kun je in Scaling Up als volgt gebruiken:

  • de lijst met langetermijn-problemen is ideaal als input voor de annual meeting.
  • de lijst met langetermijn-problemen is ideaal als input voor de quarterly meeting.
  • de lijst met afdelingsproblemen is natuurlijk ideaal als input voor de personal priorities.

Dus pak de aankomende kwartaalsessie de belangrijkste problemen bij de kop en los ze op. Wat zijn jouw top 3 problemen waarbij je nu snelheid kunt (en moet?) maken?

Bewaren

ScaleUp Company