Laat je operatie los (met KPI dashboards)

Wanneer het aantal medewerkers groeit (je zit in de puberfase of rollercoaster fase), dan zul je als ondernemer de keuze moeten maken om het micromanagen los te laten. Want laten we eerlijk zijn: je kunt niet je team blijven managen alsof het nog bestaat uit 6 mensen. Het wordt tijd voor een belangrijke stap, richting een organisatie die presteert zonder jouw (continue) aanwezigheid.

Stoppen met micromanagen valt helaas niet mee voor een ondernemer die gewend is om voor elk bedrijfsproces een vinger aan de pols te houden.

Hoe neem je afstand, zonder dat je helemaal buitenspel staat? Hiervoor heb je een KPI dashboard nodig die dagelijks of wekelijks wordt ingevuld door je mensen.

In dit artikel helpen we je op weg met drie belangrijke stappen, gericht op KPI’s, oftewel Kept Promise Indicators. Onthoud voor KPI’s altijd het volgende:

  1. deze kengetallen zijn gericht op rollen (marketing manager: KPI=aantal nieuwe sales gekwalificeerde leads) of processen (social media posts: KPI=aantal likes)
  2. deze kengetallen zijn gericht op doorlopende werkzaamheden. Dit leg ik verder in het artikel uit.

Om altijd op de hoogte te zijn van de activiteiten van je mensen, is het goed om voor iedere rol een Proces KPI en een Resultaat KPI te bepalen.

Proces KPI en Resultaat KPI

Medewerkers hebben doorlopende werkzaamheden en groei werkzaamheden. Groei werkzaamheden zijn altijd gerelateerd aan Rocks, oftewel de groei doelen waarmee je aan je bedrijf werkt. Dit zijn dus geen doorlopende, herhaalbare werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan de Rock ‘Implementeren nieuw CRM systeem’.

Doorlopende werkzaamheden zijn daarentegen niet eenmalig, maar komen dagelijks/wekelijks terug. Denk aan het schrijven van offertes voor een sales medewerker. Hiervoor zou de KPI kunnen zijn: ‘10 verstuurde offertes per maand’.

Samenvattend:

  • doorlopende werkzaamheden koppel je aan een KPI,
  • groei werkzaamheden koppel je aan een Rock.

Om een zelfsturende organisatie te creëren, kies je de belangrijkste doorlopende werkzaamheden per functie en koppel je hier een Proces KPI* aan.

Bijvoorbeeld:

  • Proces KPI voor een content marketeer: 10 gepubliceerde blog artikelen per maand.
  • Proces KPI voor een outbound sales medewerker: 500 sales calls per maand.

Deze Proces KPI koppel je vervolgens aan een Resultaat KPI. Dus wanneer de Proces KPI van de salesmedewerker 500 sales calls per maand is, dan kan de Resultaat KPI het aantal gemaakte afspraken zijn, bijvoorbeeld 10 afspraken per maand.

*Veel organisaties gebruiken hiervoor de term Input KPI vs Output KPI.

Stap 2 en 3: maak de KPIs zichtbaar en houd ze bij

Wanneer de KPI’s helder zijn, kan iedere medewerker aan het einde van de dag aangeven of hij een goede dag heeft gehad. 

De volgende stap is dat deze KPI’s elke dag (of elke week) door de medewerkers zelf worden ingevuld. Door het zelf te laten invullen, creëer je een cultuur van accountability, waarbij iedereen actief verantwoordelijkheid neemt over zijn persoonlijke cijfer.

Daarnaast komt hierbij de volgende wet in werking: alles wat je aandacht geeft, groeit. Wanneer je mensen elke dag hun cijfer invullen, krijgt dit cijfer vanzelf meer aandacht gedurende de dag.

(nu ik erover nadenk, is de volgende wet met betrekking tot KPI’s ook waar: alles wat zichtbaar is, krijgt aandacht)

Dit zijn je eerste stappen richting het loslaten van je operatie.  

In plaats van micromanagen, heb je met een KPI dashboard elke dag zicht op de belangrijkste cijfers van jouw mensen. Ideaal om op afstand de voortgang van je bedrijf te meten, zodat je altijd tijdig bent wanneer er iets misgaat.

*Extra tip: zorg ervoor dat je in 1 oogopslag kunt zien welke cijfers wel en niet ‘on track’ zijn. Dit kan al op een simpele wijze, zoals het gebruiken gekleurde velden in een Excel document: rood wanneer het niet op schema loopt, groen wanneer het wel op schema loopt.

credits afbeelding: HHfinance

Vind je deze tip waardevol en zou je graag meer KPI structuur willen toepassen? Check onze jaarprogramma’s, of meld je samen met je MT aan voor de eerstvolgende Masterclass Scaling Up. Klik hier voor meer informatie.

ScaleUp Company