Kwartaalplanning of kwintaalplanning

Kwartalen. Quarterly’s. Kwartalen spelen een zeer prominente rol in de Rockefeller Habits. Maar wat doe je als kwartalen toch niet passen in je business? Dan schakel je over op kwintalen!

Het belang van een kwartaal
Twee superbelangrijke onderwerpen van de Rockefeller Habits zijn de BHAG en dit kwartaal. De BHAG geeft je grote droom aan, waar je naar toe wilt. Dit kwartaal geeft de prioriteiten aan waar je nu aan moet werken om je BHAG straks te realiseren. Ritme is cruciaal. Maar wat doe je als je problemen ondervindt met dit kwartaalritme?

Problemen met het kwartaalritme
Krachtenbundel Jip (website) werkte jarenlang met kwartaalplanningen en worstelden met twee problemen. Martin Schuurman van Jip beschrijft de problemen als volgt. “Het eerste probleem was dat we terwijl het kwartaal al lang en breed begonnen was, nog weken bezig waren om de nieuwe doelen te vertalen naar weekplannen voor leidinggevenden en afdelingen. Dit is een ultieme stap om doelen ook echt te realiseren. En die trage start werd vaak nog versterkt door losse eindjes uit het vorige kwartaal.”

Schuurman vervolgt: “Het tweede probleem zat ‘m in het werken met kalenderkwartalen. Een kwartaal duurde ons te lang. Tijdens het kwartaal veranderde er zoveel in de ontwikkeling van ons groeibedrijf dat we elkaar kwijt raakten. Het lukte niet de prioriteiten op elkaar afgestemd te houden. Bovendien kwamen wij in het tweede kwartaal altijd weer werkbare dagen tekort, met al die feestdagen, en in de decembermaand lukte het al helemáál niet om het kwartaal succesvol af te ronden.”

Dus dan maar afstappen van het ritme en overgaan tot de orde van de dag?

Schakelweek
Jip hield vast aan ritme maar veranderen twee zaken. De eerste oplossing is de schakelweek. De schakelweek duurt een week en is de eerste week van een nieuwe periode. Het is de week die de oude periode aan de nieuwe periode schakelt. Schuurman over de schakelweek: “Wij hebben de schakelweek ingevoerd: een volle week tussen twee kwartalen in, zonder externe afspraken of projectwerkzaamheden. Deze week houden wij volledig vrij om te evalueren (maandag en dinsdag), nieuwe bedrijfsdoelen vast te stellen (woensdag) en die te vertalen naar weekplannen (donderdag en vrijdag).”

Daarmee is er een vliegende start in de nieuwe periode en zijn de losse eindjes van de vorige periode afgehecht.

Martin Schuurman van Jip: “Een week stilstaan, om daarna weer des te harder en effectiever te kunnen sprinten.”

En wat deed Jip aan het probleem van de werkbare dagen per kwartaal?

Over op kwintalen
De oplossing voor Jip bleek het introduceren van kwintalen. Wat is een kwintaal? In plaats van vier perioden van 13 weken gebruikt Jip vijf perioden van 10 weken. Vandaar de naam kwintaal: er zijn nu vijf perioden. Schuurman vertelt: “Een kwintaal kent evenveel werkbare dagen en duurt daardoor 9 of 10 weken; voorafgegaan door een schakelweek. En om het feestmaandprobleem te omzeilen eindigt het laatste kwintaal niet in week 52 maar in week 3. Daarmee vallen de Schakelweken rond het derde kwintaal ook nog eens mooi voor en na de zomervakantie.”

Schuurman sluit af met: “Twee kleine aanpassingen, kwintalen en Schakelweken, die naar onze ervaring het verschil kunnen maken tussen een methode die faalt of functioneert.

Dit is een slimme vertaling van de Rockefeller Habits naar de eigen situatie zonder het ritme los te laten.

ScaleUp Company