ScaleUp Company helpt ondernemers groter te dromen en reikt tools aan om deze dromen werkelijkheid te maken. Ook wij dromen groot en we zoeken mensen om die dromen te verwezenlijken.
Missie
Als Office Support ben je bij ons verantwoordelijk om alle ondersteunende processen voor de Events, Masterclasses, Trainingen, Workshops en interne meetings goed te registreren, te plannen en te communiceren.
- Je bent verantwoordelijk voor onze (financiële) administratie.
- Je bent verantwoordelijk voor klantgerichte informatie en communicatie naar deelnemers, klanten en leveranciers.
- Je bent verantwoordelijk voor een strakke planning van data, locaties, mensen en materialen.
- Je bent verantwoordelijk voor de opzet en verwerking van onze processen en projecten in TeamLeader, ons systeem.
- Je bent verantwoordelijk voor het agenda beheer (intern en extern).
- Je doet het office management; denk hierbij aan inkoop van materialen, het regelen van interne meetings voor ScaleUp Company en verzorgen van de lunch.
Uitkomsten
- Geoliede deelnemersadministratie
- Nauwkeurige en foutloze financiële administratie
- Overzichtelijk en inzichtelijke inrichting van de administratie
- Strak en overzichtelijk agenda beheer
- Planning van (open) groeiprogramma’s en Incompany trajecten.
- Planning van ScaleUp Pro’s, minimaal 3 maanden vooruit
- Planning/operationele afstemming met (internationale) sprekers / experts
- Op tijd de juiste informatie voor deelnemers t.a.v. het betreffende event of programma-onderdeel
- Hoog gewaardeerde trainingslocaties (8,3) tegen markttarief die perfect passen bij onze kernwaarden en uitstraling
- Facilitering Sales bij voorstellen en overeenkomsten
- Hooggewaardeerde up to date facilitering (9+) van ScaleUp Pro’s in voorbereiding, materialen en content
- Accuraat versiebeheer t.a.v. templates, voorstellen en programma-content
- Projectmatige cijfers, verschillen per kwartaal
- Een fijne en goede facilitaire ondersteuning op kantoor
Competenties & Vaardigheden:
Accuraat & detailgericht
Je bent accuraat & detailgericht in je werkzaamheden en communicatie. Je bent heel gestructureerd en weet precies hoe je deze processen nauwkeurig kunt uitstippelen en uitvoeren.
Focus en resultaatgerichtheid
Je bent in staat om langdurig je te concentreren en acties en beslissingen te richten op het bereiken van je doel ondanks problemen, afleiding of tegenslagen. Je stelt concrete haalbare doelen en past hier je beslissingen op aan. Je bent in staat om je doelen te bereiken met de beschikbare middelen en tijd. Je kunt daarin ook werk uitzetten en monitoren.
Communicatief & klantgericht
De groeireis en ervaring van de ondernemer staat bij ScaleUp Company centraal. Je bent servicegericht in je communicatie. Naar klanten en leveranciers, maar ook richting je collega’s. Je communiceert helder en begripvol. Zowel mondeling als in schrift heb je goede kennis van de Nederlandse- en Engelse taal.
Plannen & organiseren
In deze functie ben je onze expert in administratie en registratie processen. Je bent zelfsturend en een kei in plannen, je kunt werk en verschillende andere activiteiten gemakkelijk inplannen en organiseren. Je bent in staat om planningen te volgen en uit te draaien voor de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor tijdige uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden en rapportage aan het team. Je vindt het leuk om daarmee tijd en geld voor de organisatie te besparen.
Cijfermatig
Je bent cijfermatig supersterk. Je kunt goed werken met Excel.
Zelfsturend
Bij ScaleUp Company werken verder geen personen met veel ervaring in (financiële) administraties. Natuurlijk helpen we elkaar en werken we samen. Zo werk je ook samen met externe partijen op de financiële administratie. Er wordt echter wel van je verwacht dat je heel zelfstandig en zelfsturend werkt. Als je vastloopt zoek je eerst zelf naar oplossingen. Of als je verbeteringen of kansen ziet, kom je met een Yesable proposal. We doen zo weinig mogelijk management.
Ervaring
Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring op gebied van registratie, financiële administratie en agendabeheer/officemanagement. Je hebt ervaring met het werken in kleine organisaties (7 vaste medewerkers). Je hebt met verschillende systemen en softwarepakketten gewerkt.
Meer lezen over de functie en de organisatie? scaleupcompany.com/join-our-team
Mail jouw sollicitatiebrief en cv naar greatwork@scaleupcompany.com
