Daily huddle – tips voor een effectieve uitvoering!
De daily huddle is een van de belangrijkste meetings voor jouw organisatie. Echter is het ook de meeting waar het meeste weerstand tegen is bij medewerkers en misschien heb je zelf ook wel weerstand tegen deze dagelijkse meeting. Het gaat erom dat je de basisregels voor een goede daily huddle begrijpt en dat je niet in de valkuilen trapt. In deze blog geven we de structuur en uitleg voor een efficiënte huddle meeting.
Inhoudsopgave
- De oorsprong van de daily huddle
- Daily huddle agenda
- Huddle meeting voorbereiding en dashboard
- De drie voordelen van een huddle meeting
- Valkuilen van de daily huddle (de regels)
1. De oorsprong van de Daily Huddle
Een van de rijkste zakenmannen ooit is John D. Rockefeller. Hij is de grondlegger van de daily huddle. Elke ochtend wandelde hij met zijn broer naar het werk en hij merkte dat alle belangrijke zakelijke beslissingen in die wandeling werden genomen. Heel veel jaren later deed Steve Jobs hetzelfde. Hij wist dat design een zeer belangrijk onderdeel was voor Apple en daarom lunchte hij elke dag met design goeroe Jonathan Ive. Vandaag de dag is de daily huddle voor bedrijven in Silicon Valley vaste prik. Gelukkig zien we dit ook steeds vaker bij organisaties in Nederland. Bij bedrijven die gebruikmaken van de Scaling Up methodiek.
2. Daily huddle agenda
De daily huddle is een dagelijkse meeting met je afdeling van maximaal 10 a 15 minuten. Zit je in het management team dan heb je waarschijnlijk twee huddles. Namelijk met het het management team en met je afdeling. Het kan ook zijn dat je in een project team zit. Zorg er wel voor dat je maximaal twee huddles hebt per dag. De beste tijd voor een daily huddle is voor de start van je dagelijkse operationele werkzaamheden. Uit onderzoek blijkt dat het starten op een niet afgerond tijdstip beter blijft hangen bij mensen. Zet daarom een daily huddle meeting in de agenda’s voor bijvoorbeeld 08:17 uur.
De agenda heeft drie onderwerpen:
De prioriteiten voor de aankomende 24 uur
Wat zijn jouw belangrijkste drie prioriteiten waar je aan gaat werken en wat je af wilt hebben. Vertel dit in voltooide tijd en kort en bondig. Bijvoorbeeld: Vandaag heb ik de content planning voor 2022 afgerond. Of ik heb met medewerker X afgestemd wat zijn of haar taken voor de komende tijd zijn. Het is belangrijk dat je concreet en specifiek bent.
De dagelijkse KPI’s
Om te weten of je een goede dag hebt gehad houd je jouw dag KPI bij. Bijvoorbeeld: Als sales medewerker moet je 1 deal per dag doen om het target te behalen. Je kunt dan eventueel bijsturen naarmate de week vordert of je kunt om hulp vragen aan collega’s als je jouw KPI niet dreigt te behalen. Een ander doel voor het bijhouden van de dagelijkse KPI is het inzicht in de cijfers in de loop van de tijd. Door structureel de KPI’s bij te houden krijg je inzicht in de trends. Je wilt als organisatie kunnen anticiperen op de cijfers. Een KPI is er niet alleen om achteruit te kijken maar ook juist om vooruit kijken.
De hurdle/het obstakel
Waar ga je vandaag tegenaan lopen? Of waar kan je de hulp van een van je collega’s bij gebruiken? Wees zo specifiek mogelijk. Beschrijf hetgeen waar je tegenaan loopt, welke collega je om hulp wilt vragen en vraag of die collega na de huddle of een later tijdstip op de dag met jou mee kan kijken. Bijvoorbeeld: De Head of sales wil met zijn afdeling een specifieke klantengroep benaderen. Daar is een goede mail voor nodig. De vraag aan de Head of marketing is of hij/zij deze dag tijd heeft om mee te denken over het concept van de mail.
Optioneel: het delen van successen
Een hele leuke en goede optie in de huddle meeting is het delen van successen. Het zorgt ervoor dat je even stilstaat bij alles dat er goed gaat in de organisatie en dat zorgt voor een goed gevoel en saamhorigheid in het team. Dit kunnen zowel persoonlijke als zakelijke successen zijn. Het is immers ook goed om te weten hoe het persoonlijk gaat met jouw collega’s.
Daily Huddle uitleg van Verne Harnish, bedenker van de methodiek Scaling Up.
3. Huddle meeting voorbereiding en dashboard
Een goede voorbereiding van de daily huddle begint bij een goede weekplanning. Een goede weekplanning komt voort uit een goede kwartaalplanning en die planning komt weer voort uit de jaarplanning. Je kunt dit zelfs herleiden aan het 10 jaren-doel (de BHAG). Nu even terug naar de week- en dagplanning. Plan een blok in je agenda op vrijdag aan het einde van de dag om je week te evalueren en ook om vooruit te kijken. Je kunt dan jouw agenda al indelen voor de volgende week.
Plan vervolgens aan het einde van elke werkdag een kwartier of half uur om je dag te evalueren en jouw daily voor de volgende dag voor te bereiden. Door dit ritme te hanteren krijg je steeds meer grip op jouw dagen en weet je steeds beter of je elke dag werkt aan de BHAG van jouw organisatie.
4. De drie voordelen van een huddle meeting
1. Het bespaart je tijd. Als je een goed overleg ritme hebt zorgt dat ervoor dat je snel kunt schakelen en niet op input hoeft te wachten van collega’s als je ergens op vastloopt. Het helpt je ook om sneller problemen te adresseren en uiteraard ook op te lossen.
2. Er is minder ruis op de lijn. In groei organisaties gebeurt dagelijks heel erg veel. Er moeten veel keuzes gemaakt worden en je wilt natuurlijk dat de juiste keuzes gemaakt worden en dat iedereen op de hoogte is van de hoe de processen en keuzes gemaakt worden.
3. Het wordt eenvoudiger om doelstellingen te behalen. Als je elke dag jouw belangrijkste KPI benoemt, dan krijg je inzicht in de trend van de KPI. Daardoor kun je sneller schakelen als je niet de juiste dingen aan het doen bent, maar je weet ook wanneer je de goede dingen aan het doen bent. Het gaat erom dat je anticipeert op de trend van de cijfers.
5. Valkuilen van de daily huddle (de regels)
Een veel gehoorde uitspraak is: “de daily huddle werkt niet meer”. Het is belangrijk dat je de huddle meeting goed uitvoert zodat het een effectieve en efficiënte meeting is. Hieronder de belangrijkste regels om te hanteren voor de dagelijkse huddle.
Regel 1: Begin op tijd en eindig op tijd
Als je om 08:32 begint met de huddle. Zorg dan dat je die tijd ook gereed bent om direct te beginnen. Is niet iedereen aanwezig? Begin dan ook met de huddle. Eindig ook op tijd. Zorg ervoor dat de daily huddle niet langer duurt dan een kwartier.
Regel 2: Stel een voorzitter aan
Er is één iemand verantwoordelijk om de meeting in goede banen te leiden. De voorzitter geeft aan wie aan het woord mag en wijst personen er op dat ze zich aan de tijd houden, een kort en bondig verhaal vertellen en alle andere obstakels wegneemt voor een efficiënte huddle meeting.
Regel 3: Bereid je altijd goed voor
Degene die zich niet goed voorbereiden hebben meestal meer woorden nodig om hun verhaal te doen en weten niet wat hun obstakels van de dag zijn. Wees to-the-point, zodat je een korte maar krachtige meeting hebt. Dat start met een goede voorbereiding van de meeting.
Regel 4: Geen discussies
De meeting is bedoeld om kort informatie te delen. Als je een reactie kunt geven die kort en bondig is op iemand zijn KPI, prioriteiten of obstakel dan moet je dat zeker doen. Plan een aparte meeting als je meer tijd nodig hebt voor een reactie. Daily huddles die te lang duren zien we maar al te vaak gebeuren en is een van de grootste valkuilen bij het houden van de meeting.
Regel 5: Geef feedback aan elkaar
Het is niet alleen de taak van de voorzitter om alles in goede banen te leiden. Het hele team is verantwoordelijk voor het houden van een goede huddle meeting. Geef elkaar feedback als de meeting niet volgens de regels verloopt.
Regel 6: Ga staan
Het is niet alleen gezonder, maar het zorgt ook voor een effectievere meeting. Werk je hybride. Maak dan de regel dat degene die wel op kantoor aanwezig zijn staande de meeting houden. Is het thuis mogelijk om te staan, doe dat dan ook vooral. Je zit immers al genoeg op een dag.
In elke fase van bedrijfsgroei is een daily huddle een middel voor heldere communicatie.
