Cashflow sneller, beter en meer

Cashflow is zuurstof voor groei. Als de cash opdroogt, dan is het einde oefening. Game Over. Bij veel bedrijven is er intern snel cash te genereren door processen te versnellen, te verbeteren of opnieuw te ontwerpen. Dat doe met de Cash Conversion Cycle.

De Cash Conversion Cycle (CCC) maakt inzichtelijk hoe een bedrijf in staat is cashflow te genereren. De CCC geeft het aantal dagen aan dat een geïnvesteerde euro vast zit in je bedrijf voordat die er weer uit komt. Hoe langer dat aantal dagen is, hoe meer cash een bedrijf nodig heeft en daarmee hoe groter de afhankelijkheid van cash is.

De CCC bereken je als volgt: CCC = DIO + DSO – DPO

DIO (days inventory outstanding) is het aantal dagen dat het geld vast zit in voorraad. Hoe groter de voorraad, hoe groter DIO en hoe groter CCC. De voorkeur is om DIO zo laag mogelijk te houden, maar het mag niet ten koste gaan van leversnelheid. Voor dienstverlenende bedrijven is DIO nul, omdat ze geen voorraad houden.

DSO (days sales outstanding) is het aantal dagen dat klanten erover doen om de facturen van je bedrijf te betalen. Dat kan nul zijn als je klanten contant betalen, misschien 14 of 30 dagen of zelfs vele maanden. Een kleinere DSO is te prefereren. Snel en foutloos factureren en actief debiteurenbeheer zijn hiervoor de sleutels. In de praktijk weten dat er veel praktische zaken zijn die je kunt doen. Bijvoorbeeld: maak je facturen knaloranje, gegarandeerd dat ze opvallen. Of bel nieuwe klanten na vijf dagen of de factuur ontvangen is en of die klopt. Daarmee bouw je een relatie op met de crediteurenadministratie. Maar belangrijker nog: je voorkomt dat je na 30 dagen of meer hoort dat een projectnummer ontbreekt, waarna je een nieuwe factuur moet sturen die vervolgens weer de molen ingaat.

DPO (days purchases outstanding) is het aantal dagen dat het bedrijf erover doet om de facturen te betalen aan leveranciers. Een hogere DPO leidt tot een betere CCC. Leveranciers na lange tijd betalen is gunstig voor de CCC, maar kan de relatie met de leverancier onder druk zetten.

Doel is om de CCC zo laag mogelijk te maken, dus zo weinig mogelijk dagen. De CCC kan zelfs negatief zijn, bijvoorbeeld -66 dagen. Wat betekent dat? Dat het bedrijf cash genereert voordat er cash in gaat. Er komt eerst een euro uit het bedrijf voordat je er een euro in moet stoppen. Onrealistisch? Nee. Dell heeft een negatieve CCC. Als klant bestel je en betaal je je nieuwe PC. Als het geld binnen is, dan gaat Dell aan de slag met je PC en maakt dan de kosten daarvoor. Slim bedacht.

Wat kunnen getallen zijn die we in de praktijk vaak tegenkomen? Dienstverlenende bedrijven zijn vaak 30 tot 60 dagen, terwijl voorraadhoudende bedrijven (denk aan winkels) zomaar 250 tot 300 dagen hun cash vast hebben zitten in voorraden. Als de cashflow inzichtelijk is rijst de vraag hoe je die kunt verbeteren.

Vergroot de cashflow met de Cash Conversion Cycle Tool
Hoe kun je cashflow eenvoudig vergroten? Cashflow kun je vergroten door anders naar je processen te kijken. Vanuit cashflowperspectief bestaat het kernproces van een bedrijf uit vier grote blokken:

• verkoopcyclus: van leadgeneratie tot en met orders of deals
• leveringscyclus: van deal tot en met (op)levering, een proces dat een paar uur of een paar maanden (of zelfs jaren) kan duren
• factureringscyclus: van facturering tot en met betaalde factuur
• voorraad- / productie-cyclus: een vaak kapitaalsintensief proces dat kan verschilt per bedrijf (en voor sommige bedrijven niet van toepassing)

De eerste drie processen spreken voor zich. Laten we nog even verder kijken naar voorraad/ productontwikkeling. Geen direct klantproces, maar vergt vaak wel veel cash. Niet alle bedrijven hebben dit proces:

• ‘voorraad’ komt bijvoorbeeld voor bij voorraadhoudende groothandels en retail. Hoe meer voorraad, hoe groter het beslag op kapitaal en dus hoe minder cash er over blijft voor groei.
• ‘productontwikkeling’ zie je bijvoorbeeld bij softwarebedrijven, die softwareproducten ontwikkelen. Lange en grote ontwikkeltrajecten kosten een forse investering en leggen daarmee beslag op cash.
• komt niet voor bij dienstverlenende bedrijven, denk daarbij bijvoorbeeld aan administratiebureaus, marketing agencies of opleidingsinstituten.Wat kun je met deze drie of vier processen doen om cashflow te vergroten?

Per proces kun je drie stappen ondernemen:

1. de cyclus verkorten. Stel je voor dat je de cyclus kunt verkorten. Dat leidt tot eerder tot cashflow. Een opdracht vooruit factureren leidt tot eerdere cashflow dan achteraf factureren. Datzelfde geldt voor het in delen factureren van een opdracht. Of een klant vooruit laten betalen.
2. fouten elimineren. Fouten leiden tot herstelacties en kosten daarmee altijd geld. Fouten elimineren bespaart geld en vergroot de cashflow. Een extra check op levering of een betere planning kunnen fouten beperken en zelfs elimineren. Fouten elimineren heeft nog een prettig bijeffect. Klanten hoeven niet meer te klagen over fouten en de klanttevredenheid gaat omhoog.
3. cyclus herontwerpen door anders te denken. Business Model Innovation bijvoorbeeld. Kunnen we niet per uur factureren maar per project of programma? Kunnen we functies combineren? Elk bedrijf kan anders kijken naar en denken over zijn business model. Business Model Innovation valt buiten het kader van dit boek. Een aanrader als je businessmodellen wilt aanpakken is Business Model Generation van Alexander Osterwalder te lezen.

Praktijkvoorbeeld: een detacheerder factureerde de ingezette mensen na afloop van een maand. Praktisch betekende dit dat de factuur op basis van de urenstaten pas de 15e van de daaropvolgende maand de deur uitging. De klanten waren grote bedrijven die vaak 60 dagen einde maand betaalden. De uren van de maand februari werden half maart gefactureerd en eind mei betaald. Dat moest anders. De ondernemer trok de stoute schoenen aan en factureerde vooruit. De uren van februarii werden gefactureerd op… 31 januari. Betaling volgde eind februari, ofwel een winst van twee maanden. Met een jaaromzet van € 7 miljoen is dat bijna € 1,2 miljoen aan extra cash. De klanten accepteerden het na enig gemor, ze waren zeer tevreden over het bedrijf. De gevreesde naverrekeningen op de voorschotten bleef nagenoeg uit. Een mooi voorbeeld van anders denken (en durven en doen).

Deze tool samen met je team invullen leidt tot veel inzichten en ideeën tot verbetering. In de praktijk zien we dat hier veel laaghangend fruit is. Niet voor niets is een belofte van Scaling Up dat de cashflow verdubbeld kan worden binnen 12 maanden. Als dat lukt, maakt dat het bedrijf sterker en kan het de financiering van groei langer of zelfs helemaal uit eigen middelen doen.

De Cash Conversion Cycle Tool tref je hier. Het is een invulbare PDF die direct opent.