Scaling Up Case Study: Ben Rietdijk

*Dit artikel is ter voorbereiding op de Masterclass Scaling Up. Zit jouw organisatie in de groeifase en zoekt het structuur op het gebied van mensen, strategie, uitvoering en cash? Meld je dan hier aan voor de aankomende Masterclass.

Mijn eerste groeilessen als ondernemer

‘Ik ben 24 jaar geleden begonnen als ondernemer, ik was toen ook 24 jaar. Ik startte mijn eerste sportschool in Velserbroek, hierna ging het vrij snel en groeide ik uiteindelijk naar 10 sportscholen. Dit klinkt mooi, maar als ik erop terugkijk bracht de groei ook chaos. Ik wilde namelijk zelf teveel betrokken zijn bij de operationele processen van de sportscholen, naast mijn directeursrol. Dit ging niet – en uiteindelijk bluste ik mezelf uit met deze manier van werken. Het onvermijdelijke gebeurde dan ook, dat ik van 10 naar 5 sportscholen ging.

Omdat ik nu weer wil groeien naar 10 vestigingen, neem ik mijn ervaringen en lessen van deze periode van snelle groei en snelle krimp mee. Dit zijn de belangrijkste:

  • Groeien om het groeien werkt niet. De organisatie moet er klaar voor zijn, zowel qua mensen als qua processen. Je kunt niet een goed lopende sportschool opbouwen zonder een vaste structuur en manier van werken. Daarom neem ik nu mijn belangrijkste mensen direct mee met de Scaling Up methodiek. Ik zeg niet dat deze methode de heilige graal is; maar je kunt er wél makkelijker mee groeien.
  • Draagvlak is echt belangrijk. Het is een cliché, maar niet minder waar: neem je belangrijkste mensen mee met je belangrijkste (strategische) beslissingen. Dit betekent niet dat je álles samen hoeft te verzinnen. Maar als je iets besluit, neem ze dan wel mee in het hoe en waarom. En geef ze ruimte om input te geven.’

Opschalen vergt een ander type ondernemerschap

‘Ik zie dat sportschoolondernemers snel willen uitbreiden. Willen ze dit, dan is het goed om te beseffen dat het opschalen een ander type ondernemerschap vergt. Ga je voorbij 4 vestigingen (vaak al eerder), dan wordt het belangrijker om je processen te optimaliseren, en de uitvoering hiervan te bewaken. Kortom: je wordt meer manager, in plaats van ‘meewerkend voorman’. En bij deze nieuwe rol horen ook zaken die veel ondernemers minder leuk vinden (en daardoor ook vaak uitstellen), zoals het houden van functioneringsgesprekken, het gebruik maken van een overlegstructuur, het documenteren van checklists, etc. Heb je hier geen idee van hoe dit uit te voeren, laat je dan begeleiden door inhoudelijke experts op dit gebied. Extra tip: leer een methode die werkt voor meerdere bedrijven uit jouw branche, zodat je jezelf iets aanleert dat al een bewezen resultaat geeft.’

Mijn ervaring met Scaling Up

OPSP

‘Ik start altijd met het invullen van het One Page Strategic Plan (OPSP), het strategisch plan uit het boek Scaling Up. Hierin beschrijven we o.a. de missie, visie, en kernwaarden van de organisatie. In dit proces neem ik altijd 1-2 mensen mee van de nieuwe vestiging, zodat het gezamenlijk gedragen wordt. Ik heb er niets aan als ik zo’n plan alleen verzin en aan de mensen ‘opleg’. Dit heb ik in het verleden wel gedaan, maar dan krijg je nooit buy-in van je team.’

Van achter naar voren je doelen uitwerken

‘Vervolgens concretiseer ik de langetermijndoelen uit dit strategisch plan naar jaarprioriteiten en kwartaalprioriteiten. Je werkt dan dus van achter naar voren. Bijvoorbeeld: wil je aan het einde van dit jaar een X aantal leden, dan zijn dat een Y aantal leden per kwartaal. Vervolgens bepaal je dan hoeveel nieuwe leads je nodig hebt elke maand, om deze leden überhaupt te kunnen werven. Een ander voorbeeld is dat je jouw klantuitval dit jaar wilt verlagen tot X%. Dan werk je dit ook uit: hoe wil je dit bereiken? Dan creëer je een nieuw proces: meer klantcontactmomenten, betere selectie in het salesproces, etc.’

De drie disciplines

Een ander belangrijk onderdeel van de methodiek zijn de drie disciplines prioriteiten, kengetallen en overlegritme. Vooral het laatste is voor ons belangrijk. Het overlegritme is enorm belangrijk voor kwaliteitsbehoud, het monitoren van je KPI’s, en het verbeteren van je bedrijfsprocessen. Wij voeren vanuit praktisch oogpunt niet de daily uit, maar iedere fitness ondernemer zou in mijn ogen wel de weekly moeten uitvoeren, waarin minimaal de volgende zaken worden besproken:

  • wat gaat goed / kan beter?
  • waar heeft iemand hulp bij nodig?
  • hoe staan we op de kwartaaldoelstellingen?

Op die manier bouw je verder op wat werkt, herken je tijdig verbeterpunten, stelt iedereen de juiste hulpvraag en bewaak je de voortgang op je belangrijkste kengetallen.’

Een verandering in leiderschapsstijl

‘Als je langer ondernemer bent, dan merk je dat je leiderschapsstijl verandert. Ikzelf ben nu iets minder dominant in mijn leiderschap. Ik geloof dat mijn temparement me ver heeft gebracht als ondernemer, maar het is ook mijn valkuil. Mijn tip aan andere ondernemers is dan ook om zelfbewust te zijn over het feit dat je talent ook jezelf en je organisatie ook in de weg kan staan. Een doorgeslagen talent (in mijn geval mijn drive en doorzettingsvermogen) kan tijdens groei meer kwaad dan goed doen.

Ik geloof ook dat je nooit uitgeleerd bent als het gaat om leiderschap. Zelf heb ik misschien wel 100 boeken gelezen over dit thema, inclusief het volgen van trainingen. Tijdens deze trainingen leerde ik o.a. ook de valkuil dat ik alles top-down besliste, zonder mijn medewerkers mee te nemen. Hierdoor kregen mensen het idee dat ze op een stuurloos schip zaten, zonder enige richting. Deze richting was er echter wel, maar in mijn hoofd – ik communiceerde deze niet. Of te weinig. Met als resultaat dat mensen minder betrokkenheid tonen en uiteindelijk minder presteren – of zelfs weg gaan.’

Tot slot: tips aan ondernemers die met Scaling Up starten

Het is een reis

‘Als je een systeem wilt implementeren in je bedrijf, ga er dan van uit dat het een reis is. Je doet het nooit in 1 x goed, hoe simpel het systeem ook is. Als ik zelf mijn OPSP van 4 jaar geleden zie en deze vergelijk met die van nu, dan is het een compleet ander plan. Hetzelfde geldt voor het invoeren van een strak overlegritme. Je medewerkers zullen dit in het begin onwennig en misschien zelfs onprettig vinden. Maar heb geduld en het zal werken.’

Wees niet bang om je eigen versie te maken

‘Je implementeert een bestaand en bewezen systeem als Scaling Up omdat het werkt. Maar het blijft zo dat elke organisatie uniek is, qua cultuur. Merk jij dat bepaalde onderdelen niet werken, of misschien wel maar dan op een andere manier, wees dan flexibel. Bespreek met je kernteam hoe het wél zou kunnen werken. Kortom: laat het systeem niet vallen bij geklaag, maar pas het aan op jouw cultuur.’

Delegeer verantwoordelijkheid

‘Probeer niet overal zelf de beslissende stem over te hebben. Natuurlijk ben jij de ondernemer en doe je dit automatisch over belangrijke zaken. Maar waar mogelijk, probeer niet alleen taken te delegeren, maar ook verantwoordelijkheid. Selecteer hier ook mensen op – in elke vestiging zou je een interne leider moeten opleiden, die achter de strategie en de manier van werken staat. Een verantwoordelijk iemand die met je wil mee groeien.’

Selecteer niet op gevoel

‘Vroeger selecteerde ik uitsluitend personen op gevoel; ik moest ze super aardig vinden. Nu laat ik ze 2 dagen meedraaien en bepaalt het team zelf of ze de persoon in het team vinden passen. Als ik een simpele tip moet geven aan F&H ondernemers wat betreft hun selectiebeleid: kies altijd voor een persoon met een goede lach en een positieve uitstraling. De rest valt te leren. Positiviteit niet, dat heb je of dat heb je niet. Bedenk goed: een sportschool is en blijft een dienstverlenend bedrijf; mensen werken met mensen. Uiteindelijk bepaalt de connectie die je leden hebben bij je medewerkers voor een groot deel of ze komen – en blijven.’

*Dit artikel is ter voorbereiding op de Masterclass Scaling Up. Zit jouw organisatie in de groeifase en zoekt het structuur op het gebied van mensen, strategie, uitvoering en cash? Meld je dan hier aan voor de aankomende Masterclass.

ScaleUp Company